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卷宗的整理、装订与档案管理 档案的基本知识 1、什么是档案？ 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、档案的主要价值 凭证价值； 历史研究价值。 诉讼档案的概念与特点 概念：诉讼档案是将在案件诉讼活动中形成的有价值的各种载体材料经过系统整理并作为历史记录归档保存而形成的档案。 特点： 数量巨大 ； 利用频繁 ； 对真实性与完整性要求很高。 诉讼档案形成的过程 立案：对收到的文书材料进行整理，并对材料进行同步数字化。 审理（执行）：对在审理（执行）过程中形成的文书材料进行整理并进行同步数字化。 结案：整理与案件有关的全部纸质诉讼文书材料并形成电子卷，向审管办报结。 归档：经档案管理部门检查接收后诉讼文书材料转化为诉讼档案。 在办案件材料同步数字化步骤 扫描 对需要进行数字化的纸质材料用扫描仪进行扫描后形成JPEG或TIFF格式的图片文件。 上传 将图片文件上传到法院信息系统中，形成对应案件的电子卷。 诉讼档案的载体类型 纸质载体：在诉讼过程中形成的各种纸质材料。 电子文件：在诉讼过程中利用各种电子设备形成的文件。如庭审录音、录像，法律文书的电子稿。 光盘、U盘。 其他形式的物证。 诉讼文书材料的立卷原则 一案一卷的原则 。 诉讼文书要根据不同的案件类别，按照年度、审级、案号，单独立卷。 保密与方便利用兼顾的原则。 诉讼文书整理应当按照是否涉及审判秘密的标准将材料分为正副卷。 收集完整与鉴选结合的原则 。 与案件有关的文书材料应当收集完整，与案件无关或重复的材料应当剔除。 诉讼档案的主要构成部分 封面 目录 诉讼文书材料 备考表 证物袋 卷底 诉讼文书材料整理的步骤 收集 整理 编目 填写封皮 装订 诉讼文书材料的收集要求 材料收集要做到齐全完整。 无价值的材料不需要收集。 如何做到材料收集的齐全完整 1、能够反映案件审理过程的材料应当全部收集。 2、材料的内容应当符合真实性与完整性的要求。 3、尽量以原件入卷 哪些材料不需要收集？ （1）重份材料； （2）没有保存价值的来信、信封、转办单； （3）常用法律、法规、规章、司法解释复制件； （4）法律文书未定稿； （5）与本案无关的材料； （6）其他不需要归档的材料 。 材料收集时特殊情况的处理 对因客观原因暂时缺少部分材料而且在归档期限内确实不能补齐的案件，应当在备考表中注明情况后先行立卷归档。 无法装订入卷的证物，应当尽可能采用拍照附卷的方法，原件另行处理。不能以拍照方式处理的证物可以装入证物袋，并标明证物名称、数量、特征、来源。 不宜保存的物证，应当拍照附卷，实物经主管院长批准后销毁，并在备考表中注明。 案件如果有光盘、磁带等声像材料，应当随同案件纸质材料一同归档。 诉讼文书材料整理的步骤 1、区分正副卷材料。 2、对不规范的纸张进行适当修补。 3、排序。 4、分册与编页。 区分正副卷材料的方法 1、正卷材料指可以向外部档案利用者公开提供查阅的材料，如证据材料、庭审记录。 2、副卷材料指涉及审判秘密的，不应当向外部档案利用者公开提供查阅的诉讼文书材料，通常包括合议庭讨论记录、审理报告、审委会讨论记录、法律文书原稿。 3、区分标准：材料内容是否涉及审判秘密。 文书材料修补的要求（一） 修补的原则是便于装订整齐，不影响阅读材料内容。 （1）凡卷内装有涉密文件的，都应当在案卷封面上标注密级 。 （2）诉讼文书材料用纸以A4纸为标准，凡大于A4纸的应当折叠。凡小于A4纸的、订口过窄的或有字迹的应当加衬粘贴。粘贴的材料互相不能覆盖。 文书材料修补的要求（二） （3）对用易褪色材料书写的诉讼文书材料，应当进行复印，将复印件排列在原件后面。 （4）对需要归档的热敏纸材料必须复印，复印件归档，原件不归档。 （5）对需要归档的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。 （6）公告送达的报纸应整张装订入卷。 （7）诉讼文书材料上的金属物必须剔除干净。 各类案件的材料排列顺序 各类案件的材料排列遵循的基本原则：按照《人民法院诉讼档案管理办法》中确定的材料顺序进行排列，《办法》中未规定的材料种类按照诉讼流程的先后顺序进行排列。 第一类：立案过程中产生的材料。 第二类：审理或执行过程中产生的材料。 第三类：结案过程中产生的材料。 民事一审案件正卷材料排列顺序 流程信息表、立案登记表、案件移送表； 起诉状、案件移送函等表明案件来源的材料； 受理通知书、应诉通知书及送达回证； 答辩状及送