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第二章秘书机构 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则： 二、办公室的机构设置 三、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的组织形式 四、秘书机构之间的关系 四、秘书机构之间的关系 四、秘书机构之间的关系 五、秘书机构设置 1．秘书科 2．信息科 3．事务管理科 一、秘书工作的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 （一）秘书辅助决策的职能 一、秘书工作的职能 （二）秘书辅助管理的职能 （二）秘书辅助管理的职能 （二）秘书辅助管理的职能 一、秘书工作的职能 二、秘书工作机构的要求 案例 案例 作业 热爱秘书工作 服务现代组织 “两优0293”在安徽种植18万亩，为何只有在五河县附近出现大面积的绝收或减产呢？ 　　针对“两优0293”水稻出现的绝收和减产，五河县和安徽省两级农委同时组织了专家进行了田间现场鉴定。 　　 热爱秘书工作 服务现代组织 　　2014年9月23日，两级农委出具鉴定结论，认为绝收或减产属于典型的“穗颈瘟”危害，而孕穗和抽穗期间出现低温连阴雨，品种本身高感稻瘟病，加上适期预防措施不到位，是导致该病暴发的主要原因。 　　专家鉴定组组长包文新研究员透露，“两优0293”品种的最大优点是抗倒，但也存在致命的弱点，就是对稻瘟病的抗性很低。“安徽不是稻瘟病的高发区，因此被列为‘两优0293’的适宜种植区域。” 热爱秘书工作 服务现代组织 辅助决策的职能要求： 1.秘书要具备必要的专业知识、专业技术，要与领导工作思路保持同步。秘书应该掌握与决策事项相关的专业知识与专业技能，并以领导的思维来分析、看待问题，作出科学合理的组织决策。 热爱秘书工作 服务现代组织 辅助决策的职能要求： 2.秘书要善于深入调研，全面收集相关信息，确保实现决策目标。在决策的准备阶段，秘书需要及时、全面、准确收集各方面信息，辅助领导科学决策。在决策形成阶段，秘书要完善、系统地整理和运用信息，形成具体的决策方案和实施细则。在决策的实施阶段，秘书需要不断收集执行过程中的情况和问题，为协调工作、督促办理、调整决策提供辅助。 热爱秘书工作 服务现代组织 辅助决策的职能要求： 3.秘书辅助决策要把握好度，不要干扰领导决策。领导认识问题常常具有一定的独特性，往往习惯于从宏观视野、长远规划方面考虑战略目标。秘书对决策的形成的确可能起到重要的促进作用，但不可超越职责范畴。所以秘书不能不择时机、不分场合乱提建议、意见。 热爱秘书工作 服务现代组织 辅助决策的职能要求： 4.保密。决策在准备、形成的阶段，有些不宜公开的内容和细节要遵守保密规范。决策在实施阶段也仍有一些信息需要保密。确保决策运行过程中团结合作，目标一致。 热爱秘书工作 服务现代组织 （二）秘书辅助管理的职能 “科学管理之父”弗雷德里克·泰罗(Frederick Winslow Taylor) 认为：“管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干”， (《科学管理原理》) 。在泰罗看来，管理就是指挥他人能用最好的办法去工作。 热爱秘书工作 服务现代组织 秘书辅助管理就是秘书辅助领导指挥他人能用最好的办法去工作。 秘书通过督促检查和协调来实现辅助管理的职能。 热爱秘书工作 服务现代组织 1. 督促检查 秘书的督促检查的工作，主要是在领导者的主持或授权时，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体事务： （1）发现执行机构出现失调现象，提出整改建议。 （2）检查执行的实施进展情况，保证执行顺利进行。 （3）督促检查对组织决策方案的实施，保证实现预期目标。 （4）及时反馈实施的情况，评估归纳督促检查效果。 热爱秘书工作 服务现代组织 2.辅助协调 在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。这主要表现在： 协调部门与部门之间、或时间前后之间的政策规章矛盾； 协调部门与部门之间的利害冲突； 协调本组织部门之间的工作、生产进度、计划失调或其他矛盾； 协调本组织与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突； 协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。 热爱秘书工作 服务现代组织