确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引.docVIP

深圳市万科房地产有限公司 SHENZHEN VANKE REAL ESTATE CO., LTD. 编号： VKSZ/WI/DC002 版号： A/0 确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引 编制 朱 蓓 日期 2002-6-20 审核 日期 批准 日期 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 流程涉及职位数目 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引 编号：VKSZ/WI/DC002 版号：A/0 页码：第 PAGE 13 页 共 NUMPAGES 14页 目的 规范公司文件归档要求，完善文件标识。 适用范围 适用于公司文件归档范围、移交时间、保管期限及密级的确定。 术语和定义 归档范围：指需要作为公司档案管理的文件或记录内容范围。 移交时间：指文件或记录移交公司档案管理部门的时间要求。 保管期限：指文件或记录根据其内容的重要程度确定作为公司档案保管时限的要求。 密级：指文件涉及公司秘密的级别，是确定文件传播范围的重要依据。 职责 各部门，负责按要求对本部门文件及记录进行、收集、整理、保管、移交及密级确定等工作。 总经理办公室：负责接收公司档案，并对保管期限作出最终判定。 工作程序 各部门根据以下一览表的要求确定文件密级，并按要求收集、移交文件资料给总经理办公室。日常管理规定按《质量记录及档案管理控制程序》的要求进行。 总经理办公室档案员根据以下一览表的要求，确定文件资料的保管期限，并根据《质量记录及档案管理控制程序》的规定进行管理。 密级标识在文件左上角，题名左上方。保管期限在文件管理软件中著录。 附表：《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》 文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表 序号 类 别 文 件 范 围 保管期限 密级 责任部门 移交规定 备注 公司管理类文 件 各类公司级通知、通报、奖惩、任免、晋级、福利文件等，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘 事务性通知文件 永久 短期 普通 总经理秘书 办理或公布完毕 公司各级经营计划指导书 永久 机密 总经理办公室财务部 公司经营资质文件，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、外商投资许可证、资质证书等 永久 普通 相关部门 办理完毕即交 公司刊物及宣传印刷品，包括楼书 永久 普通 相关部门 正式印刷品与审批表同时移交 财务审计报告、投资验证报告等资料 永久 秘密 财务部 成文后移交一份 人事文件： 合 同 公司管理业务合同 永久 普通 相关部门 合同正式签订并由各合约方盖章后，移交合同正本、合同审批表及相关附件。 项目土地权属、合作开发等相关合同 永久 普通 相关部门 工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等 永久 普通 项目经理部 工程部 营销类合同，包括万客会合同、商铺租赁合同 永久 普通 销售经营部 房地产买卖合同 永久 秘密 客户服务中心 由客户服务中心统一安排专人管理。 项目资料 研发与销售 项目研发成果，包括可行性研究报告等 永久 机密 发展研究部 成文后移交纸质及电子文档 项目营销策划方案、市场调研报告 永久 机密 销售经营部 成文后移交纸质及电子文档 项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。 永久 普通 广告发布后由经办负责收集，与审批表一同移交，作为付款凭证 各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结 永久 秘密 批准执行后与审批表一同移交 宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息) 永久 秘密 成文后移交电子文档(格式参阅《设计基础信息管理规范》) 预决算资料 工程三算审查表 永久 普通 成本管理部 成文后移交 工程预、结算书 永久 普通 由成本部按规范整理保管，项目结算半年后移交 设计变更及工作联系单 永久 普通 并入工程预、结算书附属资料归档和保管 经济签证 永久 普通 限价资料 永久 普通 中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价） 永久 普通 甲供材料收货单 永久 普通 各项扣款单 永久 普通 设计资料 项目规划设计草案相关文件及 永久 秘密 万创 正式成文后，一起归档。资料变更后第一时间归档。 概念设计相关文件及项目设施指导书 永久 普通 方案设计 销售用方案设计资料 施工图设计任务书 各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图 永久 普通 图纸定稿后移交办公室归档 如有版本变化，需及时归档 项目资料 各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料 永久 普通 项目完工后一次性移交 报建验收资料 项目各类政府批文，重要的往来文件