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浅谈文件材料收集中存在的问题及对策 　　摘要: 文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将单位和个人手中有价值的文件集中起来,以供归档整理、工作利用的过程。归档文件是否齐全完整,取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料,才能保证归档文件的齐全,才能真实、全面地反映单位的历史全貌和活动规律。本文根据平时工作实践,就本单位文件材料收集工作中存在的问题加以分析,并提出相应对策。 　　Abstract: The collection of documentation is a process that according to a certain collection scope, through a certain method, someone gathers the valuable documents of units and individuals for filing and work using. Whether the archive files are complete or not depends on whether the collection of documents are complete or not. Only timely and targeted collecting documents can ensure the integrity of archive files and authentically and fully reflect the whole picture of history and activities law. This paper based on the work practice, analyzes the problems of the collection of documentation and proposes countermeasures. 　　关键词: 归档文件材料收集;问题;对策 　　Key words: collection of archive documents; problems; countermeasures 　　 中图分类号:D63 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)22-0253- 　　 　　1文件材料收集整理中存在的问题 　　1.1 对《档案法》等法律法规宣传力度不够,导致部分干部职工档案意识淡薄,缺乏对文件材料收集工作重要性的认识,对工作中形成的有价值的文件材料不能及时移交。文件材料不移交的情况主要有以下几种:有的科室主动性差,认为文件材料收集是文书管理人员的事情,文档管理人员多次催交;有的科室不移交,认为文件材料移交后,不方便查阅;有的科室人员变动频繁,只注重工作的交接,忽视了文件材料的交接;有的重点工作和重大活动等未及时列入收集范围,形成科室不知晓要移交等等 。以上因素严重影响了归档文件材料的齐全完整。 　　1.2 文件材料收集工作规章制度不完善,执行规章制度不严格,未建立文件材料收集岗位责任制,责任不明确。 　　1.3 文档案人员对档案专业知识学习不够,业务技能不强,不适应新形势下档案工作的需要。且文档案管理人员多为兼职,日常工作繁忙,没有足够的时间从事文件收集工作,文件材料收集工作方式单一、缺乏主动性,不利于文件材料的收集工作的开展。 　　1.4 收集到的文件材料不全或质量不高。收集到的文件材料存在以下问题:有的文件有打印件,但没有底稿;有的文件缺少附件;有的公文撰制单上没有领导签发等等,这些问题除了我们收集工作不到位外,其根本原因是由于对底稿的原始依据作用认识不足造成的。工作中注重对文书部门形成的文件材料的收集,忽视了其他部门形成的科技、基建、声像等门类文件材料的收集。 　　1.5 对科室形成文件材料底数不清,特别是对单位突发事件或临时性活动等形成的文件材料工作没有及时跟进,导致该部分文件材料的缺失,影响了归档文件材料的齐全。 　　1.6 文件材料收集管理现代化程度不高,不适应新形势下档案工作的需要。工作中只注重纸质文件材料的收集,忽视电子文件的收集整理。 　　1.7 文管部门对本单位文件收集工作的指导、检查力度不够,没有建立文件收集工作网络,没有建立奖惩机制。 　　2做好文件材料收集工作的几点建议 　　2.1 提高对文件材料收集工作重要性的认识文件材料收集是文书工作的最后环节,也是归档文件整理的开始,做不好文件收集工作,就没有完整的档案,可见文件收集工作是何等重要。深入持久的组织好《档案法》学习贯彻、宣传活动,通过学习和广泛宣传,使广大干部职工增强档案法制观念,形成人人主动移交有价值文件材料,人人维护档案完整的氛围。 　　2.