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浅谈高校二级学院办公室工作的管理艺术 　　摘要： 二级学院办公室是高校最基层的管理机构，其管理工作是多层次、全方位、综合性的。笔者提出，在高等学校这样一个具有独特文化气息的环境中，办公室管理工作要讲究管理艺术，文章从管理艺术概念的理解入手，多角度地对办公室的管理艺术进行了探讨。 　　Abstract: As the most basic level management organization of colleges at the departmental level, its work is multi-level, comprehensive and integrated. The author proposed that it’s important to pay attention to the art of management in the office work under the environment of cultural richness in the colleges and universities. Starting with the concept of management art, the paper discussed the art of office management from multiple angles. 　　关键词： 二级学院；办公室工作；管理艺术 　　Key words: colleges at the departmental level; the office work; management art 　　中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）35-0210-02 　　 　　0引言 　　二级学院办公室是二级学院的综合管理机构，担负着承上启下、协调左右、联系内外的职能，同时又起着传递信息、联结内外、辅助决策的重要作用。它统筹承担着学院的教学、科研、人事、财务、后勤保障、资产管理、安全防护、环境卫生、对外联络等任务，也分担着党务、学生、工会、创收等方面的协调工作。因此，办公室的工作状况和管理水平，对二级学院的工作有着举足轻重的重要影响。笔者认为，二级学院办公室一定要把握好管理艺术，将其视为办公室内涵建设的一个最重要的方面，从而改进办公室工作的服务质量和管理水平，保持和不断增强办公室的活力，提升办公室的地位和层次。 　　1二级学院办公室管理艺术的基本内涵 　　管理是指组织为了达到个人无法实现的目标，通过各项职能活动，合理分配、协调相关资源的过程。对于管理艺术，有不同定义，按照一般理解，管理艺术是指管理活动中的一种高超的手段和方法，它是在长期的管理实践中总结出来的，建立在一定的素养、才能、知识 、经验基础上的有创造性的管理技巧。它是运用理论知识在实践中创造性思维的结果。基于上述的定义，笔者对管理艺术的理解，从三个角度加以把握，一是它属于技术技能范畴；二是它的特点是创造性；三是它贯彻在管理的整个过程中。福莱特（Follett,1942）曾给管理下过一个经典的定义，她把管理描述为“通过其他人来完成工作的艺术”，在突出强调人的因素在管理中的重要性的同时，明确将管理与艺术结合起来，把管理工作提到了艺术的高度。二级学院办公室作为综合管理机构，是高校最基层的管理单位，办公室管理人员既是一个管理者，同时又是一个被管理的对象，受学校职能部门和院领导的双重管理。按照罗伯特.卡茨（Katz，1974）的观点，对于处于管理最基层的办公室管理人员，管理技能涉及技术技能、人际技能和概念技能三类。技术技能是指管理者掌握和熟悉特定专业领域中的过程、惯例、技术和工具的能力，人际技能是指成功地与别人打交道并与别人沟通的能力，概念技能是指产生新想法并加以处理，以及将关系抽象化的思维能力。对于基层管理者而言，技术技能和人际技能占有最大比例。按此划分，办公室的管理艺术属于技术技能的范畴。笔者认同福莱特的观点，承认人的因素在高校二级学院的管理过程中是决定性因素。无论在管理主体，管理对象，还是管理过程中，活动的主体是人。管理艺术就是要基于客观情况审时度势，采取及时、灵活、恰当的方法和一种才能，它来源于实践，只有在管理的实践活动中才能显现出来，并不断地得到发展。办公室管理者要成为一个管理艺术大师，不是一朝一夕就能实现的，而是要有一个坚持不懈，持之以恒，日积月累的过程，经过长期的实践，不断总结积累经验，增加阅历，才有可能达到的一种境界。 　　2二级学院办公室为什么要讲管理艺术 　　长期以来，不少高等学校，尤其在二级学院层面上，在思想上和实际工作中或多或少地存在着一种轻视管理工作，忽视办公室工作人员的现象，认为二级学院办公室工作就是跑腿打杂的事务性工作，谁都可以干，谁