公司文控管理制度.docVIP

公司文控管理制度 1.目的 为确保公司有效动作，对企业进行科学管理，规范公司发放有关质量、管理、业务合同等文件的格式和内容，确保其规范性和协调性，特制定本制度。 2．依据及适用范围 适用于公司发放的有关质量、管理、业务、合同其他方面的文件的编写、审批、检查、修订、实施全过程。 3．定义 3.1质量文件：指企业为 3.2管理文件：指为规范企业管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、流程、组织机构、规定、规范、办法、程序、红头文件、表单等。 3.3业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。 4.程序 4.1编写要求： 4.1.1 各类文件的所有规定应于公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互统一。 4..2.2 文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现文件的一致性，不能有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。 4.3工作流程 提出文件编写计划———草拟文件———部门审定-----相关部门协调会-----权限负责人审批-----制作打印———指示使用 5.职责分工 5.1总经办负责本文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。各主管部门及业务项目部门负责协助在部门内部进行文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。 5.2总经办负责对管理平台文件的行政检查工作。 6.文件编码规定 6.1各部门发放的每一份文件只允许有唯一的一个编码。 6.2文件编码说明 □□ □□―□□□ □□□ 文件流水号 部门代码 文件类别代码 公司代码 6.2.1公司编码定为ET，分取公司英文名称前两个字母。 6.2.2文件类别编码按下表： 文件类别 编码 英文 管理文件 MD Management Documents 质量文件 QM Quality Documents 业务文件 BD Business Documents 合同 CD Contract DocumentS 6.1.3 部门编码为主管部门编码，部门以下级机构不设编码，也不主管相关制度，详见下表： 部门名称 部门编码 部门名称 部门编码 总经办 GD 客服部 财务部 FD 业务部 行政人事部 PD 技术部 运营中心 采购部 6.1.4文件流水号从001起连续往下待续编写（合同文件除外）。 6.1.5合同文件流水号为年度及月份。 6.1.6 合同文件保密级别：保密用Y表示，非密级用N表示：绝密用TS表示，机密用CS表示，秘密用PS表示。 6.2文件的标准书写格式 6.2.1首页标头 编号： 版次/修改 页码：共 页 第 页 主题： 生效日期：2012 6.2.2内页标头 主题 编号 版次/修改： 页码：共 页 第 页 生效期： 6.3 管理平台文件的运行 6.3.1所有文件需要经过部门拟稿，按标准规范进行汇编，经相关审批权限进行审批，经批准后由文件规定的日期起生效； 6.3.2 所有管理文件必须抄送一份经总经办，以便存档。 7．附则 7.1 本制度经总经理批准，自2012年*年*月起实施，凡之前发布的与此冲突的以此为准。 7.2本制度执行情况每年检查考核两次。