I中表格转置功能的一种应用.PDFVIP

Exe c I中表格转置功能的一种应用 刘银汉 (连云港师范高等专科学校连云港222006) 摘要文章对0ffice办公软件的功能进一步挖掘，巧妙地利用Excel提供的表格转置功能，对表格中部分数据进行的行列转换， 不需要word的邮件合并进行域的调用，直接在Excel工作簿文件中批量制作信封地址。 关键词Excel转置 地址 批量制作 中图分类号：G642文献标识码：A 在日常的工作和学习中，经常会遇到需要同时制作大量 复制命令(见图2)，点按一个新的工作表标签，打开编辑菜单 的内容几乎完全一样的信函，只是这些信函中的姓名、地址、称 谓等与收信人有关的信息不同而已，例如在教学中，为了更好 地和家长进行沟通，班主任或辅导员老师每学期都要打印班级 学生的成绩单并邮寄给学生家长，按照传统的做法，我们需要 书写所有学生的信封地址，这种处理方法既费时费力又容易出 错，数百封的信件地址填写可是不小的工作量，面对计算机中 学生的信息资料，能否从学生的信息资料中调出邮政编码、地 址、姓名等内容，直接打印到信封上呢?首先想到了word的邮 件合并功能，何不试试让其实现信封的自动打印!可是实际操 作中却存在很多问题，虽然邮件合并通过合并域能自动调用数 下的选择性粘贴(不能直接使用粘贴命令)(见图3)， 据文件中的每条记录，自动生成一个个信封地址或地址标签， 但格式调整困难，不能象编辑文本一样直观地随时调整字体、 字号等，而且其操作步骤复杂，对于一般的办公族很难掌握。 能否直接利用Excel的工作簿文件，经过简单调整就能 打印信封地址呢?答案是肯定的，只要通过Excel提供的表格 的转置功能，也能根据数据表中的每条记录生成信封地址，方 法直观简单，而且格式调整方便，下面是具体操作： 首先打开数据文件，选中邮政编码、姓名、地址三列(见图 1)点按复制命令， 出现选择性粘贴对话框(见图4)， 将其粘贴到—张空白的工作表中，增加—列发信^地址，使这一 列全僦发信人的具体地址，然后按由喇蹁码、收件入地址、姓名、发 信^、地址重新调整工作表中各列的顺序，选中所有数据记录点按 办公自动化杂志·49· 222000 嘉妻囊丢墓鐾磊霎％篓荤茎兰嘉篇主言毫亨按钮’得到行 别H用匹l制7J’睑厶吐彳1炎厶半／b‘±u厶星新浦区南小区24号楼2单元402室 列转换后的数据表，将表中第一列删除(见图5)， 孙成杰 连云港师专继续教育学院 如果不希望直接打印信封，用普通纸做信封标签，也很方 便，在页面设置时将纸张大小设为A4纸、横向，适当作对齐方 式和字体等格式化操作，用剪切命令将标签内容排列成三行， (如不排成多行，不管纸高多少，Excel按纸宽自动分页，—张纸只能 打印一彳亍)我在·张A4纸上打印出三列三行九个地址标签， 如要直接打印信封，进行适当的页面设置，按实际信封确定纸 张大小(见图6)， 贴在信封上使用也非常方便(见图9)， 不过要特别注意的是，由于Excel中的一张工作表最多 选定整张工作表，调整列宽充满一个信封页面(注意是点击表 只有256列，所以在转置时一次最多只能著256綦诺≤，；藁 格左上角，不是单元格中的数