台科大差勤電子表單系統QA-台灣科技大學人事室.docVIP

台科大差勤電子表單系統QA 問題類別： 壹、系統登入方式及綜合問題 貳、請假 參、加班 肆、代理 伍、出差 990617更新 壹、系統登入方式及綜合問題 問題 回應 1. 差勤系統的帳號是什麼？ 帳號可用身分證號或員工代號，擇一登 入。 2. 教職員工要如何得知自己的員工代號和密碼？ 1. 查詢密碼：請至教職員工資訊系統 （.tw/）查詢。 2. 查詢員工編號：請至人事薪資線上查詢系統 （ .tw/hrs_portal/）查詢。 3. 新進同仁於報到當日，尚無法進入差勤系統，須待「報到資料完整繳交」並「取得員工資訊系統密碼」後，方可登入。 3. 教職員工如果需請學生或助理幫忙代請假，但密碼涉及薪資等個人資料查詢，不方便提供，是否可申請另一組密碼供差勤系統使用？ 1. 密碼涉及認證服務，目前仍以計中提供的一組密碼為認證標的。 2. 因密碼是以星號代表，因此，建議在登入的畫面中，將帳號及密碼設為「記憶」，則在同一台電腦之任何時候登入時，均可直接點選登入，不需再鍵入密碼，因此，如擬委請他人在同一台電腦代辦請假時，亦不須提供他人密碼。 貳、請假 問題 回應 1.????? 職員兼課的事假（每週4小時），可否一學期寫在同一張假單？ 目前系統中沒有週期性的假單可用，故請同仁每次請假時上線申請。 2. 上傳附檔的檔案類別有限制嗎？ 沒有格式或件數的限制，但最大容量為4MB。 3. 專案教師也需要上線填請假單嗎？ 1. 專案教師的差假，係依其個別契約辦理，未納入差勤電子表單系統管理，因此，請假請以「紙本」方式簽核。 2. 另，專案教師之國內出差及因公出國，因涉及差旅費報支，故該二類假單，得上線申請，於簽准後，至預算執行系統內填入員工代號，以帶入出差、出國資料。 3. 專案教師之員工編號，請於需要使用時，再洽人事室（分機：6226）提供。 參、加班 問題 回應 1. 下班時間已過，方經指示要加班，此時如何申請？ 1. 可自主管指示時，上線申請加班，但加班時間之起算點，不能追溯，請點選上線申請後之時間。 例：當日係17:30下班，但主管於17:35分要求加班2小時，此時可至線上申請自17:36~~19:36為加班。 2. 如當日已確實無法上線申請，則請以書面申請加班，經簽准後送人事室補登。 2. 假日奉派至校外從事行政協助，無法在校刷卡，則加班如何申請？ 請在加班開始前，進入系統申請加班，並於表單內之「加班類型」，勾選「免刷卡」，則當日加班不需刷卡。 肆、代理 問題 回應 1. 職員與工友可以相互點選代理嗎？ 請假之職務代理人，儘量以職員代理職員、工友代理工友之方式進行。惟如單位職員人數不足，無人可資代理時，短天數之請假，得暫由工友代理。 2. 教師請假可否請系主任代理，或一人可否代理多人？ 只要在同單位內的人員，系統均開放自由選取為代理人，而每人之可代理人數亦無上限限制，僅限制代理他人期間不得請假，如需請假，則請做代理移轉。 3. 單位內的職員僅一人，如需請假時，可否跨單位請他人代理？ 可以請他單位的人代理。但請事先徵求代理人的口頭同意，再洽請人事室（分機6226）設定可跨部門代理的選項後，即可填寫請假申請單。 4. 各項假單以e-mail通知代理人、主管等人簽核，如果代理人或主管未上線簽核，系統會重複發e-mail通知嗎？ 1. 系統只在假單送出時，給下一位簽核者一份e-mail通知，通知其上線簽核。因此，每位簽核者只會收到一次e-mail通知，系統不會針對同一份假單重複發出催核e-mail。 2. 請各位同仁務必每日上線查看有無待簽核文件，俾使文件流程順暢。 伍、出差 問題 回應 1. 職員因公赴雲林科技大學開會，填寫出差申請單，經費來源應如何點選？ 如果不是使用計畫經費，則請點選「校務經費」之選項。 2. 出差申請時，如所用經費需其他系所教師同意，則出差申請單需否請該計畫主持人同意？ 1.經費的使用係在會計室之預算執行系統內處理，並列印差旅費報告表申請經費，核銷時毋須檢附出差核准單。 2.因此，「出差申請單」僅是教師個人請假使用，不涉經費申請，不須經計畫主持人同意；教師可在預算執行系統中列印「差旅費報告表」後，再請計畫主持人於報告表中核章即可。 3. 在台北市內參加研討會，以往係以填寫出差單方式申報補助報名費，惟因台北縣、市不能申請出差，則報名費補助事宜，應如何處理？ 參加研討會擬申請報名費補助者，申請暨核銷事宜請逕洽會計室辦理。 4. 專案教師可上線填出差單嗎？ 1.專案教師之國內出差及因公出國，因涉及差旅費報支，故該二類假單，得上線申請，於差假單奉核後，至預算執行系統內填入員工代號，以帶入出差、出國資料。 3. 專案教師之員工編號，請於需要使用時，再洽人事室（分機：622