行政文件-XZG-01文件控制程序.docVIP

文件控制程序 编号：OL-XZ/G-01 1．目的 本程序规定了本企业管理体系文件的编制、修改、作废、销毁、存放和保管的控制流程，确保本企业各有关部门所使用的文件均为有效版本； 2．使用范围 适用于本企业经营管理有关的文件，包括必要的外来文件，顾客提供的资料的控制。 3．职责： 3．1企业人事行政部负责管理体系文件的归口管理。 3．2企业人事行政部负责管理制度的编制，总经理批准。 3．3各部门负责本部门程序文件的编制，企业人事行政部审核总经理批准。 3．4工程技术文件及有关技术资料由技术部负责编制、收集或委托设计，技术部总监审核总经理批准。 3．5来料检验图纸由技术部负责编制、收集或委托设计，技术部总监审核总经理批准。 3．6各部门负责本部门使用文件的登记、保管。 3．7各部门使用的二级管理文件与通知由部门负责人审核批准。 4程序 4．1文件的起草、编制 4．1．1质量手册由企业人事行政部组织企业办公室根据发展要求编制，经总经理批准后实施，是企业法规性文件，各部门务必严格执行。 4．1．2部门的程序文件是由各部门根据企业发展要求与有关标准的要求，结合业务实际，进行起草和编制，交人事行政部审核，总经理批准。 4．1．3各类管理文件由人事行政部根据企业发展的要求，结合企业实际，进行起草和编制，总经理批准； 4．1．4各类已经审批同意后的文件，交人事行政部负责统一编号、打印、登记、发放、归档。 4．1．5技术部文件、图纸由技术部根据技术标准，顾客提供的资料和图纸编制，技术部审核，总经理批准。 4．1．6工程技术文件的底稿由技术部档案管理人员负责归档。 4．2文件的编号：各类文件的编号应符合下列规定，编号的含义为： 1)总经理室(包括总经理室、总经办及高层)-----OL-Z/G 2)人事、行政部--------OL-HR/G...........OL-XZ/G 3)销售部-------OL-XS/G 4)财务部-------OL-CW/G 5) 采购部------OL-CG/G 6) 生产部----OL-SC/G 7)品质部----OL-SC-PZ/G 8)技术部----OL-SC-JS/G 9)广告业务部----OL-GG/G 4.3文件的印发 4.3.1人事行政部应根据文件审批单上批准的文件，根据文件规定发放范围，编写文件配发清单，按配发清单进行发放。 4.3.2文件发放时应列出文件发放名称\编号\数量\版本号/修订号\以及发放日期,并由签收人签名. 4.3.3有关部门在管理体系有效运行,起重要作用的各个场合,必须得到相应文件的有效版本,内部使用的文件均应加盖受控印章. 4.3.4对外来的文件及顾客提供的资料应由相关部门负责审批其适应性,并列出文件清单,原稿由人事行政部负责归档,凡需使用的部门,应将其复印发放到使用部门,发放手续均应按内部文件一样管理. 4.4文件的管理 4.4.1使用部门对签收到的文件,应列出本部门的文件清单,以便核对检查. 4.4.2文件的持有部门或个人都必须妥善加以保管,防止遗失,不得随意涂改\外借,一旦文件遗失,文件当事人应立即用书面形式向文件管理部门报告,文件管理部门即向人事行政部报告,并在文件配发清单上标识,然后人事行政部根据资料的重要程度对当事人或部门做出处理,并要求责任部门要求进行改进. 4.5文件的更改 4.5.1文件在运行中,碰到具体问题如需更改时,应由提出部门填写文件更改审批通知单,经原审批部门批准,若为其他部门审批时,该部门应获得审批时所需依据的有关背景资料,更改后文件仍需得到原文件批准部门(人)再批准.文件更改审批通知单由原发放部门保存. 4.5.2文件未经更改审批同意时,一律不得擅自改动. 4.5.3经批准更改的文件,由发放部门根据文件更改审批通知单上更改的内容进行,对更改处数不多,范围不广的可采取换页办法,并在修改页一栏中注明更改日期\修订状态,并保持文件清晰,如更改处数多,范围广,应将原有文件收回再发更改好的新文件 4.5.4文件经过多次修改,已无法认清时,应对原文件进行重新印发. 4.6文件的作废和销毁: 4.6.1文件的作废由归口管理部门提出申请,填写文件销毁申请表经原审批流程审批后由人事行政部统一集中销毁. 4.6.2审批同意作废的文件由人事行政部负责根据文件配发清单逐本加以收回,并对作废文件的收回进行登记,并保留其记录. 4.6.3为法律或积累知识需要,保留任何已作废文件,都应进行适当标识加盖作废章,以防混淆. 5附件:相关记录表单: 5.1文件发放审批单 5.2文件审批(配发)表 5.3部门文件清单 5.4文件更改审批通知表 5.5文件销毁申请表