电子档案与纸质档案特点比较.docVIP

电子档案与纸质档案利用特点的比较 【摘要】在计算机与网络技术高速发展的时代，电子档案与纸质档案的使用都在快速增加，二者在利用过程中都有各自的优势特点与不足，通过比较可以更清楚的明白它们的特点，完善二者在利用过程中的不足。 【关键词】 电子档案 电子文件 纸质档案 利用 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息、和知识的记录。档案是在社会活动中直接形成并有意识的保存下来，保存档案的目的的实现档案的价值，使档案为人们所用。只有档案被档案需求者所用，创造更多有利于社会经济文化发展的价值，档案的价值才得以实现。在信息技术与网络不断发展进步的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要作用，可以说与纸质档案并驾齐驱。但这并不意味这纸质档案将会被电子档案所代替，相反的是随着电子档案的广泛应用，纸质档案不减反增，而且是大幅度的增加。所以“电子档案将会代替纸质档案”的观点是不现实的，没有根据的。而电子档案与纸质档案利用的特点是不同的。 一、电子档案与纸质档案比较的优势利用特点 （一）共享性 电子文件的共享性是指同一份文件可以实现在同一时间，不同地方，被多个需求者以多种方式利用。电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可能供所有需要它的人共享。除要求普遍发行的文书文件外，大部份的纸质文件都是独份，就算有几个复印件和副本，在有限的数量下，文件的共享利用是只能在小范围进行。传统的纸质文件是一种“有形的信息资源”汇集在一定的场所、固定的时间范围内被需求者利用。这样既限制了档案利用的人数、时间、地点，而且在保存上存在巨大风险，很不利于档案被利用者利用。而电子文件在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文件“有形”的观念，使同一份文件可以在同一时间，不同地点，被不同利用者共享。电子文件的共享性主要表现在以下几个方面：一是打破了利用者人数的限制，同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，实现了在一份文件被多个利用者利用。二是打破了纸质档案“固定场所”的限制，得益于现代先进的网络技术档案利用者通过网络等多种手段方法可以远程获取所需的档案。使档案的利用也不再受时空的局限。三是打破了“利用时间”的限制，利用计算机和网络技术，通过一定的设备可以在任意时间内获得所需的档案。 （二）多样性 电子文件利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文件信息的利用效率。由于最子文件的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般在纸质文件是不能对文件内容进行改变的，例如改变文件格式，增、删、改文件内容，而电子文件对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文件可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。 （三）经济环保性 从利用者的角度出发，随着电脑的普遍应用，在电脑网络的环境下电子档案应用相较于纸质档案应用更经济环保。利用者可以直接在计算机上阅读电子文件，而不必在纸张上阅读，这样纸张的用量少了，使档案管理的发展更经济环保。而有些文件利用的次数并不是很多，在这种情况下利用电子文件可以节省纸张，节省保存文件的空间。档案工作人员也不必花费大量的时间精力对纸质档案进行拆钉、装订、搬运。电子文件可以无消耗被重复利用，当一份电子文件需被传递给多个利用者时，电子文件可以通过邮件、网络传输、文件传递等方法，而不必通过传统的纸质文件发放到利用者手中。 （四）保护原件性 将档案数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供档案给档案利用者，因为数字化档案的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使档案的原件不会受损，如此一来电子档案的利用很好的保护了档案原件。在如此环境下，电子文件的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。纸质载体上的信息会随着利用次数的的增加，纸张载体会越来越被损耗，字迹也越来越老化，纸质档案的原件就很容易受到损失和破坏；但电子档案却与纸质档案不同，不论电子档案被复制、打印，档案的文件内容都不会受到损伤，正常的电子档案利用行为不会对电子档案的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子档案的载体中，也不会受到影响。既使这样电子档案的寿命也不是没有尽头的，由于技术和载体材料等多种因素，电子档案的原件也需得以较好的保护。 （五）便于传输性 通过计算机网络等技术可以将数字化的电子档案进行远程传递，使电子档案的异地利用成为可能。利用者可以在方便的时间、地点通过网络利用开放的档案，从而大提高档案信息资源的可用性。而纸质档案的传递是受时间、地点限制的，一份纸质档案要从一个人手中传到另一个人手中需要时间及交通，