企业档案管理创新探索与实践-中国电力工程顾问集团有限公司.PDF

企业档案管理创新探索与实践 中国电力工程顾问集团 华北电力设计院有限公司 目 录 1. 前言 1 2. 项目实施背景 1 2.1. 公司原有档案管理模式面临严峻挑战 1 2.2. 日益成熟的外包市场为管理创新提供了路径 2 2.3. 档案管理创新总体思路与目标 2 3. 档案管理创新实践 2 3.1. 从自主管理模式向社会化服务模式转变 3 3.2. 从档案库房管理模式向档案资源管理利用模式转变 4 3.3. 档案管理人员从具体实施者向全面管理者转变 5 4. 档案服务创新量化指标分析 7 4.1. 节省档案存储成本 7 4.2. 节省档案调阅人力 7 4.3. 节省档案整编人力 7 4.4. 节省图纸出版费用 7 4.5. 项目实施成果小结 8 5. 结束语 8 1. 前言 中国电力工程顾问集团华北电力设计院有限公司（英文缩写NCPE，以下简 称公司）是由成立于1953 年的原电力工业部华北电力设计院改制成立的大型国 有企业。公司以创建“极具价值创造力的国际型工程公司”为企业愿景，秉承“信 任·责任”的核心价值观，依靠雄厚的综合技术实力和项目管理能力，向客户提 供高水平的工程咨询、勘测设计以及总承包等工程建设服务。公司始终坚持“简 洁、高效、开放、循序”的管理理念，致力于建设科学、高效的现代企业管理体 系，不断创新企业运营体制，持续改进经营管理机制，稳步提升精益化管理水平。 2. 项目实施背景 2.1. 公司原有档案管理模式面临严峻挑战 档案管理作为企业管理的基础部分和重要环节，是企业赢得市场竞争主动权 的有力保证，对企业的可持续发展有着重要的影响。公司成立六十多年以来，在 生产经营活动中形成了大量档案资料，它们既是企业长久知识沉淀的结晶，更是 企业未来发展的宝贵财富。随着公司从传统的电力勘测设计向涵盖勘测设计、工 程采购、工程建造以及工程试运的全产业链国际型工程公司的转型，以及现代管 理方法和先进科学技术的广泛应用，原有档案管理模式面临严峻挑战，管理创新 迫在眉睫。 2.1.1. 档案馆藏实物量激增，使用空间已难以满足公司档案存放需求，档案库 房面临涨库问题，管理成本不断增加。 2.1.2. 为了有效整理快速增长的档案，公司需要增加相应专业档案管理人员配 置并定期进行培训，人力成本大量消耗。 2.1.3. 随着电子档案的大量产生，档案管理的对象已经从纸介质档案为主体向 电子档案为主体转移，但目前公司对电子档案的管理基本处于缺失状态。 2.1.4. 公司原本基于勘测设计业务的档案管理模式与当前生产经营管理接合不 足，不能适应业务发展和结构调整的需要。 2.1.5. 公司档案工作指导思想上存在着“重藏轻用”的观念，档案信息资源利 用服务水平有待提高。 1 2.2. 日益成熟的外包市场为管理创新提供了路径 档案业务外包是指企业将全部档案工作或部分档案工作委托给外部专业档 案管理机构承担或执行，以获得比单纯利用内部资源更多的利益和竞争优势，企 业可以根据自身需求灵活选择服务内容，解决自身由于业务量不断增长带来的档 案管理人员有限、保管硬件不足等问题。 2.2.1. 档案外包服务市场不断健全与规范。国家档案局及北京市均在发展规划 中提出要“加大业务外包力度，引导培育档案服务等新兴业态”，为企业档案管 理业务外包提供了政策上的保证， 2.2.2. 不同档案服务外包机构之间竞争与融合共存的关系，促进了档案服务外 包市场整体服务水平的不断提高。 2.2.3. 网络技术的发展和信息化手段的应用给企业档案管理业务外包提供了技 术上了支撑，使企业能够方便、快捷、安全地管理和利用本企业外包出去的档案 信息。 2.2.4. 当前档案服务外包服务对象主要集中于银行、证券公司、保险公司，国 内设计企业采用此项服务的尚无先例。但为了开拓和占领新的目标市