01文件控制序.doc

文件控制程序(文件分发号)： (受控盖章处)： 目的 对公司质量/环境管理体系的所有文件和资料进行控制，确保文件和资料的充分性、适应性，确保各相关场所都能得到现行文件的有效版本。范围 适应于与公司质量/环境管理体系有关的文件和资料控制。 职责3.1 总经理负责管理手册的审批。3.2 管理者代表负责管理手册的审核,二级文件的审批。3.3 企业管理部负责管理手册的编写和管理工作，并对支持性文件进行标识，统一归档备案。3.4 各部门负责本部门二级文件的编写和管理工作。3.5 各部门负责人负责对本部门文件的审批。 操作程序公司建立质量、环境管理体系形成书面文件，分别为一级文件、二级文件、三级文件和记录。一级文件：质量环境管理手册（形成文件的质量方针、质量目标和环境方针、环境目标；）二级文件：程序文件（本公司按质量、环境管理体系标准要求，并结合公司实际情况编制的程序文件）三级文件：作业文件（确保其过程有效策划、运作和控制所需的作业文件）管理性文件（各种管理规章制度）外来文件(包括相关法律法规及其他要求，国际公约等)技术文件（包括技术标准、技术规程、工艺指导、文件、图纸等）记录（包括方案、计划及公司有关文件和记录表格等）注：文件可采用纸张、光盘、电子文档、视听载体等任何形式或类型的媒体文件的标识《管理手册》的标识方法ERDOS-SZDH --QEM（管理手册）----年号 ERDOS-SZDH --COP（程序文件）----流水号ERDOS-SZDH --ZY（作业文件）----部门编号----流水号ERDOS-SZDH --GL（管理文件）----部门编号----流水号记录的标识方法：ERDOS-SZDH--QR（记录）----程序编号---部门编号----流水号部门编号01：总经理 02：管理者代表 03：企业管理部04：工会委员会 05：生产计划部 06：技术质管部07：外协生产部 08：财务部 09：生产车间外来文件的标识方法外来文件依照原文件编号、名称及编制日期作为标识。文件的编制、审批、发放4.3.1本公司的《管理手册》由企业管理部组织编制，管理者代表负责审核，总经理批准发布，企业管理部负责发放，并填写《文件资料分发回收记录》，领用者在《文件资料分发回收记录》上签名确认领取。4.3.2支持性文件由各部门编写，部门负责人审批后发放，同时报企业管理部备案。文件的受控状态4.4.1文件分为受控和非受控文件。4.4.2凡与质量环境管理体系运行有关的文件（资料）视为受控文件，《管理手册》加盖“受控”印记，支持性文件以编号为受控标识。4.4.3凡与质量环境管理体系运行有关的外来文件必须得到识别，并控制其分发。文件的评审4.5.1文件发布前必须经审批后方可发放，各使用部门对文件使用中发现的不适宜及时反馈企业管理部，按4.6要求进行更改，对文件进行评审与更新后并要进行再次批准；并确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保文件保持清晰、易于识别。4.5.2当公司体系发生重大变动，产品发生变化或发生重大质量环境事故，以及标准、规定的要求出现变更时，企业管理部组织有关部门对现行的体系文件进行评审。根据评审结果，需要时按4.6要求进行更改。4.5.3公司各部门对本部门文件按时间间隔（不超过6个月）进行评审，并留有记录，报企业管理部备案。 文件的更改及修订状态的标识4.6.1 文件的更改由原编制部门负责，若指定其他部门更改，则该部门要充分了解原文件的编制依据。4.6.2 本公司一级文件的更改，由企业管理部填写《文件资料更改申请单》，管理者代表审核，经总经理审批后，实施修正换页或换版的方法进行更改，并按《文件资料更改申请单》将更改页送交受控版本持有者，由其进行换页和签名，并将作废页返回企业管理部，企业管理部在作废页上加盖“作废”印记或销毁。4.6.3 二级文件更改时，由更改人填写《文件资料更改单》， (管理者代表）批准后，统一采用换页或在原文件上加盖“修正”印章的办法进行修改，加盖“修正”印章超过五次（含五次），必须用换页的方法进行更改。4.6.4所有文件在更改后要注明更改日期，并通过版本号及更改记录等方式识别修订状态。文件的管理4.7.1 各部门应有一名专兼职文件资料管理员，以便对文件的发放、修订等予以有效的管理。 4.7.2 各部门建立《文件资料管理一览表》，记录现行文件的受控状态，一、二级文件的正本由企业管理部归档储存。4.7.3 文件的查阅由查阅人提出书面申请，主管部门负责人同意，方可办理查阅手续，填写《文件资料借阅登记表》，用后及时归还。4.7.4 文件持有人对文件进