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信件管理制度 总则 目的 为了有效处理来往信件，把握信件处理的规则，更好的完成信件管理工作，特制定本制度。 职责 行政部负责公司信件的管理，并落实专人负责。 来信处理程序 信件分类 信件到达时，行政人员首先依其重要性分别归类。一般采用下列的次序 电报信 限时信件，或其他有支票等重要附件的信 公司机构的其他部门来函 亲启信函 报刊、杂志 商品目录及其他广告宣传资料 包裹 对于报刊杂志、商品目录和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由行政人员处置。这类信件数量大，主管无暇一一过目，行政人员可用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。 对于亲启信函，除非经理有指示，否则行政人员不得私拆。如误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。 拆信或包裹 拆信：拆信时，剪封口要在信封的固定位置上，拆迁先将信在桌子上轻敲，使信内物品落在底部，以免拆时受损。拆信后，必须注意下列事项。 信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，所有信封必须保留。 信上是否有写信人的签名，并对照信封，找到写信人的名字。 信是否有耽误，这可从邮戳及信上的日期作出判断，耽误的原因可能是写信人在信写好后未立刻寄出，或由于邮局耽误。 信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封，如果附有支票或汇票时，核对金额是否相符，如相符，则在信上注明“核对无误”，如果有差错，要注明差异之处。 信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存，可在信封上写上收信日期，依照收信日期排列，直到确定已无任何用途，再一起销毁。 拆包裹：拆包裹时可用小刀或其他工具。在拆时，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果是订购的东西，可取出订单核对，核对寄来的物品是否正确无误。 其他：拆刊物时先请示上级领导刊物如何处理。 收发信件登记薄 信件登记设立收发登记薄，每日重要邮件，包括来信及转信，都需登记在手打登记薄中，尤其是挂号信、包裹等，登记薄通常记录收、发信件的日期，以备日后查询。 分信 来信如果以单位为收信人，拆开后应按信件的类别，由各部门接收。如果是个人函件，可直接交收件人。如是公事，分信时需注意一下原则。 用红笔勾出信件要点，以节约他人阅读时间 对于需要回复或需上级领导指示的信件，可在信纸边上加注，供上级裁决。 回信处理程序 回信程序 在回信时必须考虑信件的重要性与时效性。有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公室人员回复；有些信件，则需请示经理之后才能回复；有些甚至必须收集资料，并经经理审核后，才能回复。要注意的是，不论是简单还是繁复的信件，在回信时，应仔细阅读来函，清楚该回复的事项以及需准备的资料，这样才不会遗漏。回信的程序包括5项内容。 接收来信 直接回复或请示上级 回复：拟稿、电脑打印、核对、签名 寄信：核对、装封、邮寄 复印件归档 写信时应把握主管的要求，交代事项不可遗漏，草稿中间隔可放宽些，以便于经理加入意见或修改，若已获主管授权，则可直接打印好，交予经理过目、签字或盖章，然后发文。 回信注意事项 清楚：写信时应措辞明白清楚，时阅信人能立即明了内容，不致引起误会，最忌模棱两可的表达方式。 正确：书信写作，正确时不可或缺的要素。信件内容部正确，易引起纠纷。要避免夸张或过分含蓄。 具体：所谓“具体”就是要言之有物，措辞、文意切中要领，据实直陈，切忌空乏、抽象。 完备：所有的信件都是为某种目的而写，信中该写的内容不可遗漏。 简洁：书信应力求简洁，在确保词能达意的原则下，语言力求简单明了。 谦恭：谦恭有礼时商业上的重要法则。有礼貌的信会博得收信人的好感，但乱用恭敬地词句也是不恰当的 体谅：写信人在写信时，不能只顾从自己的立场出发，而应设身处地为对方着想。 外发信件 各部门若有外发信件，经办人员须在当天下午4点前将外发信函、包裹送至前台，并填写快递、包裹外发登记表，前台人员4点半前将当日外发信件清点，交邮局或快递工作人员寄发。