国家级试点任务落户杭州市档案局——杭州市电子档案移交与管理试点工作综述.pdfVIP

PracticeDiscussion ——杭州市电子档案移交与管理试点工作综述 ◎陈莉莉 随着国民经济与社会信息化的飞速 发展，电子政务建设快速推进，电子文 件大量涌现，而这些电子文件是各项社 会实践的真实记录，必然成为现代社会 信息资源的重要组成部分，因此电子档 案将成为未来档案的主体。加强电子档 案管理．确保电子档案的真实完整和可 靠可用，已日益引起广泛重视。2011年 3月，杭州市档案局成为国家档案局在 全国开展《电子档案移交与接收办法》 (以下简称《办法》)适用性试点工作 的单位，目前全国承担这项试点任务的 城市，只有杭州市和青岛市。 一、试点工作内容和具体做法 行培训，提高电子档案管理水平。二是 术要求，我们对电子档案导出、封装、 杭州市档案局开展此次试点工作， 组织实施阶段。各试点单位按要求组织 移交、接收和管理等系统功能进行技术 主要工作内容分为五项：(1)在杭州 电子档案数据。形成光盘、磁带等载体 验证，并将电子档案的移交和管理__r=作 市市直机关选择试点单位；(2)指导 的电子档案，经检验合格后．向杭州市 纳人档案年检考核T作之中。各试点单 试点单位按照国家档案局起草的《电子 档案馆移交。杭州市档案馆负责接收前 位按要求组织电子档案数据，经检验合 档案移交与管理办法》(送审稿)要求 检查、办理移交接收手续、接收电子档 格后．向杭州市档案馆移交。杭州市档 进行电子档案的收集、整理T作(3)案、著录保存交接信息，迁移数据到光 案馆负责接收前检查、办理移交接收手 双方按要求做好电子档案的移交和检测 盘和磁带、进馆保存等工作。在线接收 续、接收电子档案、著录保存交接信 工作；(4)档案馆做好接收和管理T时还应进行数据校验。三是总结阶段。 息、迁移数据到光盘、进馆保存等工 作；(5)编写试点工作总结报告。 召开试点单位’r作会议，总结经验，研 作。具体做法包括以下方面： 试点T作分为三个阶段进行：一 究存在的问题．提出合理化改进意见和 (一)结合档案年检工作，规范电 是动员培训阶段。主要是成立试点领导 建议，形成_[作报告，上报国家档案 子档案移交与管理 小组和工作小组，召开试点单位工作会 局。 档案年检T作是我局对全市市直 议，部署工作任务，建立联络机制。然 在开展电子档案移交与接收试点 单位进行档案检查的一项日常性工作． 后对试点单位档案人员和信息化人员进 工作中，按照《办法》所提出的相关技 2006年以前，我局接收的档案年检数据 2011年第11期《浙江档案》37 万方数据 究 Practice＆Discussion 一般都以条目为主。从2006年开始，我部实现了档案移交纸质档案与电子档案 管理系统，包括元数据设计、保留策略 们把接收电子文件全文作为要求列入考 “两套制”同步进馆。那么在今年的业 设定、权限控制设定、分类设定等，采 核中，每年以光盘的形式报送我局，虽 务指导以及实际接收中，也提出了相应 取统一建设、集中存储的模式，在系统 然年检标准逐年在提高，但是由于没有 的要求。 的设计和开发阶段，就已经考虑了电子 明确的规定，也缺乏标准规范，所以报 我们根据本市的实际情况，进一 档案归档、移交的功能。未来将根据工 送的光盘品种五花AI1，质量参差不步规范了移交进馆的电子档案的管理程 作的需求，逐步对功能进行扩展。全市 齐，数据格式和数据库类型多样，只能 序。主要环节是：(1)前期指导。各 电子文件归档管理系统已在试点单位试 是他们怎么报，我们怎么存。今年，我 单位在纸质档案的整理和数字化加工环 用，入驻1l家单位，在线接收电子文件 们结合国家档案局电子档案移交与接收