总经理信箱管理规定中.doc

总经理信箱使用管理规定 文件编号： MJ/QP-WY-020(暂编) 修改版号： 0/A 页号： 第 1 页 共 2 页 1.0 目的 1.1 为进一步推进小区和谐建设，增强公司及服务中心的服务理念，通过公司总部与广大客户沟通，全面地掌握客户需求和意见，及时督促公司、职能部门或服务中心改善服务质量，特制定本规定。 1.2 鼓励全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映存问题，实现全员管理目标，促使公司不断提高管理水平，特制定本规定。 2.0 范围 公司所服务的全体客户和全体员工。 3.0 权责 3.1 物业品质部是总经理信箱的归口管理部门，每半月由物业品质部开启信箱一次，开启时间为上半月15日前和下半月28日之前。 3.2 物业品质部负责告示总经理信箱使用管理说明，负责将所有投放于信箱内的书面材料整理并呈报公司总经理。 4.0 内容 4.1 对客户 4.1.1 《总经理信箱》面向所服务的全体客户，其功能定位是：听取客户对我司物业管理服 务的意见和建议；促使服务中心提高服务意识和质量；达到全体客户共同监督物业公司服务工作的目的，共创和谐小区。 4.1.5 来信人必须遵守中华人民共和国各项法律、法规的规定，反映问题实事求是，不得发表含有猥亵、色情、人身攻击和反政府的言论。 4.2 对员工 4.2.1 全体员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议，提出意见，反映不良问题。 4.2.2总经理信箱用于反应员工意见、心声之用，不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击，诬陷、报复等，一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。 4.3 为有效发挥《总经理信箱》的效率，来信人在反映情况时，要力求将投诉叙述清晰，意见表达清楚，字迹清晰、实事求是和署名，以便准确及时地掌握情况，便于追溯和尽快做出处理。 4.4 廉政举报信可以实名亦可匿名，由于调查和取证的时间等不确定因素，廉政举报信可 总经理信箱使用管理规定 文件编号： MJ/QP-WY-020(暂编) 修改版号： 0/A 页号： 第 2 页 共 2 页 不回复处理的结果和意见。 4.5 物业公司办公室门口、服务中心办公室室门口、小区主出入口及社区文化宣传栏等位置须设置“总经理信箱”，其他需设置总经理信箱的视具体情况而定。 4.6 《总经理信箱》由公司品质指定专人负责每月开启两次，并负责登记、办理、回复等工作。对重要的信息及时摘报、专报公司领导，并根据领导的批示督促相关职能部门和所属相关单位跟进处理。一般情况按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则转送有关职能部门和所属有关单位妥善处理。 4.7 特殊情况要在总经理的指导下成立专项调查小组跟进，调查结果直接向公司总经理汇报。 4.8 一般情况下，在接到来信后的7个工作日内完成处理程序，并将有关处理情况知会来信人。如牵涉到有关政策层面，需要与集团其它单位协调解决等特殊情况，在接到来信后的15个工作日内完成有关处理程序，并将结果知会来信人。 4.9 对有益于公司经营管理的建议、意见，经公司内部管理小组评定等级，将会对提出者作一定的奖励。 4.9.1 具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报价值的奖励1000 元； 4.9.2 具有一定科学性、可行性，但公司短期内不于实施奖励300 元 ； 4.9.3 对不良管理者进行揭发经查属实奖励200 元； 4.9.4 其他有价值的建议奖励10-100元不等； ? 4.10 为有效监督公司《总经理信箱》的运行情况，实行月度总结制度，对反映问题的数量、类别和办结等情况进行分类统计，及时对客户、员工投诉意见或建议进行反馈，对具有典型性的问题作出情况通报。 4.11 可以公开的处理结果来信，并具有一定宣传或教育意义的，经总经理批准，将在《敏 捷物业人》、《敏捷》杂志或集团网站上给予公布。 4.12 公司对员工揭发、检举等事项作严格保密。 5.0 相关记录 5.1 《总经理信箱开启记录》 5.2 《总经理信箱信件登记表》 5.3 《总经理信箱来信处理记录》 5.4 《总经理信箱来信月度总结》 组织管理制度 组织管理制度