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单位档案分类大纲（企业） [续前页] 单位档案分类大纲（企业） 单位档案分类大纲（机关） 第六步、编页号 以件为单位，每件都从1开始，凡有文字图表的都编，正面编在右上角，背面编在左上角，有字迹耐久性笔或打号机都行。 阅办单、文件处理单应视同该文件的首页进行编制。 例： 咸阳市档案局文件 咸档发[2014]2号 关于表彰2013年度档案目标管理认证工作 先进单位的决定 各县区（市）档案局（馆）、市县区（市）有关单位： 按照《陕西省档案工作目标管理认证办法》及国家有关档案工作管理规范，经省档案局授权，咸阳市市县两级档案局组织有关部门成立档案工作目标管理认证组，对2013年度申报省级档案工作目标管理认证的41个单位进行了全面细致的审查验收，并经市档案局研究决定：淳化县养老保险经办中心等4个单位为省AAA级档案目标管理先进单位，秦都区古渡街道办事处等25个单位为省AA级档案目标管理先进单位，三原县城关镇南郊社区等12个单位为省A级档案目标管理先进单位。 2、如何确定本单位的分类大纲 ①、行业有规定的，按行业规定办 ②、行业无规定的，应根据自己单位的性质及每年应归档文件的数量来确定 ③、制定的分类大纲必须科学实用 ④、分类大纲一经确定，就要保持它的相对稳定性，万不得已时，只能微调，不可大动 ⑤、因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。 4、企业可按照《企业档案工作规范》及国家档案局令第10号去判定期限 一般情况按照国家档案局第10号令分为： 永久和定期，定期又分为30年和10年，也可按照企业实际增加或变更期限。 5、常见企业的管理类文件归档范围和保管期限表参考国家档案局第10号令、 《企业档案工作规范》附录1-4管理类期限表对号入座。 第十步、集中问题及问题排序 1、同年度、同类别、同期限内将同一类事由的文件材料，集中在一起，构成若干个问题的文件组合。如：2011年、行政类、永久文件组成A单份文件、B表彰、C工作总结计划规划考核、 D人事任免、职称、E机构印章、F工资其它单份文件等事由。 2、再将A、B、C、D、E、F按工作流程或重要程度排列。就形成下面的例子： 3、排序总的原则 ① 、重要性结合工作流程 ② 、高期限从严，低期限从宽 ③ 、文少时从宽，文多时从严 排序参考： 横向：机构、入党团批复、任免、离退、工资、会议记录、报表、规划计划安排要点、下达任务通知、方案预案措施、总结汇报（含总结性报告）、日常工作形成的文件材料、下达拨款通知、各类请示（含请示性报告）、奖励处分、规定性文件。 纵向： （1）上级、本级、互不隶属、下级； （2）党群、行政、业务； （3）自己、外来的。 第十四步、填写备考表 第十五步、装盒、填写档案盒 1、确定档案盒的规格及数量 根据每年度归档文件的数量来确定档案盒的规格及数量。以经济、方便存放、利用为前提。档案盒的规格分别为2、3、4公分 2、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内， 装盒按归档的件号顺序装入，装满一盒后再装下一盒 。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。 1、 二级分类单位： 2、 三级分类单位 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成三本，这 要根据单位年度归档的数量来定。 归档文件目录封面尺寸采用国际标准A4 型。 ①全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 ②年度：文件形成年度。（注意不是整理年度） ③保管期限：对应归档文件的保管期限，填写永久、30年、10 年。 ④机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类目。 ⑤归档文件目录装订成册，由档案人员保管。 1、备考表正常情况下应填写“本盒归档文件材料收集基本齐全，字迹清晰，无缺损”并签名署时。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。 2、填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名、负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章并填写日期。 ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ 整理归档文件所使用的书写材料、纸张