会计电算化03第三篇 财务处理子系统2.ppt

第三章 财务处理子系统（总账管理系统日常业务处理） 第三节 总账管理系统日常处理 一、凭证管理 凭证管理完成凭证的填制、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。 从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。 若凭证有错误系统将拒绝保存该凭证。 记账凭证的类型 ⑴ 手工凭证：手工录入计算机中的凭证，直接由手工录入。 (2) 机制凭证：其他子系统传递过来的凭证，在其他子系统业务操作完成后，传递给总帐系统。(3)派生凭证：自动转帐生成的凭证，系统可以根据事先设置好的模板自动生成。 （五）输出账簿 明细账 总账和科目发生额与余额表 账簿查询工具 账簿查询工具 账簿查询工具可将企业常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。以明细账为例，如果要查询生产成本科目的月份明细账，则需进行以下操作：选择“明细账”选项，选择原材料科目下的起始科目和终止科目，选择“包含未记账凭证”的选项，选择“确定”功能。如果将这些查询条件保存成名为“原材料明细账”的“我的账簿”，那么，每次查询该科目明细账时只需选择“我的账簿”，然后再选中该账簿双击或选择“确定”功能即可。 【例3.12】在“我的账簿”中增加查询原材料账簿。 操作：执行“账表”｜“科目账”｜“明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框。 操作：执行“账表”｜“科目账”｜“明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框。 操作：执行“账表”｜“科目账”｜“明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框。 操作：单击“月份综合明细账”单选按钮。 操作：在“科目”文本框的下拉列表中选择“1211 原材料”。 操作：在“科目”文本框的下拉列表中选择“1211 原材料”。 操作：在“科目”文本框的下拉列表中选择“1211 原材料”。 操作：选中“包含未记账凭证”复选框。 操作：在“明细账查询条件”对话框左侧的输入框，单击“增加”按钮，打开“我的账簿”对话框。 操作：在“请输入我的账簿名称”文本框中输入“原材料明细账”，单击“确定”按钮，保存。 操作：在“请输入我的账簿名称”文本框中输入“原材料明细账”，单击“确定”按钮，保存。 操作：单击“取消”按钮，退出。 总账和科目发生额与余额表 三、网络课程制作特色 1.总账查询 总账查询功能不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。在输出总账时先要输入查询条件，也可将查询条件保存在“我的账簿”目录下，或直接调用“我的账簿” 目录下的查询条件，按此条件或对查询条件进行必要的修改后，按设定的查询条件显示或打印账簿。 【例3.13】查询蓝梦公司“1001 现金”科目总账。 操作：执行“账表”｜“科目账”｜“总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。 操作：在“科目”文本框中，输入科目范围“1001”。 操作：单击“级次”文本框的微调按钮，选择“1”-“1”。 操作：单击“确认”按钮，显示查询结果。 操作：查询完毕后，单击“退出”按钮，返回。 总账和科目发生额与余额表 三、网络课程制作特色 2.科目发生额与余额表查询 科目发生额与余额表查询功能用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议采用余额表代替总账。科目发生额与余额汇总有两种方式，一种方式是按月汇总（见表3-1）；另一种方式是按条件定义汇总。 总账和科目发生额与余额表 三、网络课程制作特色 2.科目发生额与余额表查询 【例3.14】查询蓝梦公司1月份的发生额及余额表。 操作：执行“账表”｜“科目账”｜“余额表”命令，打开“发生额及余额查询条件”对话框。 操作：在“月份”框中，输入“2004.01”—“2004.01”，科目范围为空。 操作：单击“级次”文本框的微调按钮，选择“1”—“5”。 操作：选中“包含未记账凭证”复选框。 操作：单击“确认”按钮，显示“发生额及余额表”。 操作：在“账页格式”框中，可转换账页格式。 操作：在“账页格式”框中，可转换账页格式。 操作：单击“累计”按钮，系统自动显示借贷方累计发生额。 操作：将光标定在具有辅助核算的科目所在行，单击“专项”按钮，可查到相应科目