基建档案培训——榆次区档案局.pptVIP

基建档案管理培训 提 纲 1.基建档案的定义 2.基建档案的收集 3.基建档案的整理 一、定义 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。 区别文书档案与基建档案 ▲文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。 ▲基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。 ▲两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。 二、基建档案的收集 （一）、基建档案的归档范围、及保管期限 1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件 ▲项目准备阶段—建设单位 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位 ▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等 ▲项目准备阶段—建设单位 △立项文件； △建设用地、征地、拆迁文件； △勘察、测绘、设计文件； △招投标文件； △开工审批文件； △财务文件； △建设、施工、监理机构及负责人 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位 施工单位文件 △施工技术准备文件 △施工现场准备文件 △地基处理记录 △工程图纸变更记录 △施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 △施工试验记录 △质保材料 △隐蔽工程检查记录 △施工记录 △质量评定 △施工质量照片、录音录象及各类图表 项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、施工单位、监理单位 △竣工图 综合竣工图、专业竣工图； △交工竣工验收文件 工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料 . 监理单位文件 △监理管理文件 △监理基础文件 (二)归档时间 1、工程设计文件。一般在一个工程项目全部设计完毕后归档，大型的、复制的、周期长的可分段归档。 2、工程建设文件。一般工作竣工后归档，周期长的分段归档。 1、系统收集 ▲对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 ▲将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 ▲区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等 2、科学分类 ▲分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 ▲分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 ▲分类要清楚，不能相互交叉、包容。 ▲分类包括分大类和分小类 3、合理组卷 ▲卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。 ▲卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2--4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。 ▲卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。 组卷的方法介绍 △管理性文件适用的方法： 问题组卷法 来源组卷法 时间组卷法 文件名称或性质组卷法 △施工、监理基础文件适用的组卷方法： 项目组卷法或单位、分项工程组卷法； 阶段、专业、结构或工序组卷法。 △几种方法结合使用 4、卷内文件的整理 ▲查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。 ▲卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。 ▲卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。 ▲卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过６公分。 几种卷内文件具体排列方法 （1）图样文件 ①按隶属关系②按总体和局部关系③按图幅比例④按地区特征⑤按时间顺序 （2）文字型文件 ①按重要程序②按地区③按时间 ④按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。 (3)图文混合型的 一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。 5、卷内文件目录与备考表的填写 ▲文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。 ▲文件编号：完整的代字代号 ▲责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 ▲文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。 ▲日期：文件形成时间，示。