第九讲职责理的方法三——指责对话.doc

第9讲 职责管理的方法之三：职责对话 ? 职责对话的对象 职责对话的目的 职责对话的要点 ? 经过上一讲的讨论知道，匹配职责与能力的方法是职责管理的常用方法，除此之外，在职责管理中还有另一个非常重要的方法：进行职责对话。所谓职责对话，就是要求职责的各个关联一方事先就双方的职责如何彼此关联、和谁关联等方面进行对话。 职责对话是基于职责是一种各部门对各部门之间的关联的理解之上的。通过职责对话，将关联双方的关系加以界定和确认，使得双方的职责都建立在对方可以相互配合和支持的基础之上。 ? 职责对话对象 ? 职责是一种岗位与岗位或部门与部门之间的关联。因此，为了有效地开展职责对话，首先是要找到履行本岗位职责过程中需要发生关联的岗位或部门，即确定关联的对象。一般来说，岗位职责的履行过程会涉及到很多的关联对象，如下面案例所示。 ? 【举例】 某公司人力资源部的任经理在2003年度的工作目标之一就是在2003年12月底制订出2004年公司人力资源规划。为了完成工作目标，首先要考虑与哪些对象进行合作，为此，任经理经过全面、细致考虑，列出了一系列需要合作的关联对象，如下表所示。 关 联 对 象 关 联 内 容 销售副总 确认销售队伍招聘计划 销售经理 确认招聘人员所需的条件，招聘的程序 市场经理 确认招聘人员所需的条件，招聘的程序 研发中心主任 确认招聘人员所需的条件，招聘的程序 生产厂厂长 确认生产厂培训计划以及新的考核办法 行政部经理 确认培训的软硬件支持 总办主任 起草和制订有关的制度、通知、文件 财务部经理 确认以上计划的预算 GMP推广办主任 确认GMP所需的具体支持人员 从人力资源部所做的人力资源规划可以看出，资源规划的制订并不是人力资源部单个部门一家自己闭门造车所能完成的，资源规划是根据整个公司的发展策略制订，需要为各个部门的业务发展服务。本案例中公司的总经理、董事会、董事长等是人力资源部实现目标的最直接的关联方。因此，在履行岗位职责时，首先要考虑需要哪些关联方的支持；其次，还要考虑关联方有哪些需求。如果没有关联方的支持和帮助，职责的履行往往会受到阻碍或流于形式，履行职责的结果也很难实现为其它部门提供帮助的初衷。 ? 职责对话要点 ? 职责对话是为了进一步深入了解关联对象的工作状态，并在这种工作状态下，考虑如何采用最合适的过程将各方面关联在一起。由于各部门工作的状态和期望各不相同，因此，为了统一各部门的步调，进行关联时需要注意以下几个要点： 1.工作有无交叉、重叠 部门与部门的职责之间，不应存在交叉和重叠之处，而应符合生产经济性的原则。在企业中，不同部门之间的工作出现交叉和重叠的情况也是很常见的，这样很容易造成部门间的冲突、扯皮而使办事效率低下。例如，在大多数企业中，如果销售部要增加人员，销售部经理得到主管销售的副总同意后，传达给人力资源部门，而人力资源部门必须在主管人事的副总审批通过后，才能开始计划招聘，这样一来，销售部门往往不能及时得到所急需的人才。如图9－1（包括虚线部分）所示。 为了界定部门之间的职责，减少工作的交叉和重叠，销售部门可以在得到主管销售的副总的同意后，直接要求人力资源部门组织招聘，减少审批环节这样才能尽快地得到所急需的人才。如图9－1所示（减少了虚线部分的审批环节）。 图9－1 消除工作中的重叠部分 ? 2.权限是否明确 权限是否明确对于顺利履行职责和实现工作目标也很重要。销售、财务等经理等拥有各自部门的权限，他们的直接上级分别是主管该领域工作的副总。在有些情况下，下级都需要向上级主管请示，层层审核，办事过程相当的复杂。 如图9－2所示，当各部门提出各自的人才需求，向各自相应的主管副总请示同意后，再传达给人力资源部门，而人力资源部门在得到其主管上级的批准后，才能执行各部门的招聘计划，过程比较繁琐。 图9－2 繁琐的审核程序 如图9－3所示，将原来的繁琐审核程序做了一些简化。由人力资源部门首先提出人力资源规划，交由总经理审批后，对人力资源部门给予授权。各部门根据各自对人才的实际需求向人力资源部门提交申请，人力资源部门就有权根据需要而直接批准，不需要再经过层层复杂繁琐的审批程序。 图9－3 简化后的审核程序 经过这样，将权限界定在人力资源部和自己的直接上司，只需与直接上司发生权责的关系，从而避免涉及到许多其它部门在权限上的划分和设计。 ? 3.注意关联的责任人 在岗位和岗位之间的关联与部门内部的关联相对容易进行，关联的责任就是人对人非常清晰。当发生部门之间的职责对话时，由于部门经理之间相互比较熟悉和了解，一般由经理之间来进行对话。只有这样，部门与部门之间的关联才更容易被各方所接受。 虽然关联是通过经理之间交流的方式进行的，但是也必须事先确认好关联的责任人。一旦发生部门