第二章物业公寓楼组制度岗位职责.doc

第二章　物业部－公寓楼组制度及岗位职责 概述 物业部公寓楼组主要负责公寓楼第1座（简称西公寓）及第2座（简称东公寓）日常之管理及服务工作，此外在节假日、夜间等非正常办公时间负责写字楼、商场、车场等其他分部之紧急处理工作。 公寓楼组工作人员由副物业经理、物业主任、物业助理、楼层主管、楼层领班、文员兼仓管员、及楼层服务员组成。其中副物业经理负责整个公寓楼组之所有运作，物业主任负责协助副物业经理做好管理及监督工作；物业主任主要负责公寓楼整体之大厦管理工作，楼层主管则侧重于西公寓单元之筹备、保养及清洁等之监督工作；文员兼仓管员负责办公室事务、办公用品及西公寓布草、清洁用品、额外增购物品之进出仓、保养等控制工作，以及传真、代客购物、代客收送洗衣及代客领取包裹等服务工作。 由于公寓楼实行二十四小时管理，公寓楼组人员中物业助理、楼层主管及楼层服务员均需轮班。 岗位职责 1、副物业经理 直属上司：物业经理 职责范围： 1.1负责全面制定整个部门的人员架构、工作职责和具体运作程序等方面的工作。 1.2统筹和策划较重要的工作项目，拟定重要的工作计划、预算、建议等方案上报直属上司。 1.3定期召集属下负责人参加内部工作会议，协调内部各项工作及详细检查会议需跟进之工作完成状况。 1.4处理有关客户提出之相关严重的投诉、意见及重大事件等，以书面形式详细请示或上报直属上司。 1.5负责由直属上司指示的工作落实情况并及时上报。 1.6审批部门所有人员的工作编排表。 1.7根据实际工作情况拟定建议性改革建议呈报直属上司。 1.8审核部内各种物品、机械的使用和各项费用的合理支出、合理估计未来部内费用支出之预算。 1.9审核、签批各员工的有关评估、晋升、过失、解雇等详细报告，保持对员工工作表现中的公正立场。 2.物业主任 直属上司：副物业经理 职责范围： 2.1协助直属上司统筹部门之内部运作，督促检查各项章程的执行情况。 2.2负责安排物业助理及楼层主管之工作，检查工作进展情况。 2.3巡查部门各岗位人员之工作、纪律情况，发现总是并敦促有关人员迅速检讨改进。 2.4处理有关住户提出之较为严重或重要的投诉，意见和建议并及时呈报直属上司。 2.5负责草拟通告、客信等并呈直属上司审批。 2.6对各项工作进行统计、回顾、总结，根据实际情况在工作广场面提供一定参考意见及建议。 2.7负责三个月更换一次公寓楼地下大堂密码锁。 3.物业助理 直属上司：物业主任 职责范围： 3.1负责东公寓购买单元或西公寓租住单元之收楼工作。 3.2全面记录和妥善保存住户的详细资料，并严格保守资料内容不外涉。 3.3跟进住户单元维修工程。 3.4每日巡查大厦公众区域兼提交巡楼报告，跟进公众区域之维修工程及清洁卫生。 3.5对住户提出之任何投诉、意见和建议，作出相应之解释及解决，必要时以书面报告上司有关跟进这过程及结束，与住户保持良好的关系。 3.6必要时草拟通告及负责派发。 3.7每月查抄住户单元水表和煤气表读数。 3.8查询统计西公寓单元电话费。 3.9发展商后补，后加工工程，有否对周围环境产生影响。 3.10接受东公寓业主之装修申请，办理装修工人出入证。 3.11办理公寓楼业户住户证。 4.楼层主管 直属上司：物业主任 职责范围： 4.1负责安排属下人员的日常工作。 4.2召集各班次人员进行班前后的会议。 4.3巡查属下各岗人员的工作情况，发现问题作出相应处理。 4.4接到突发事件如水浸、电梯故障等，按事件之严重程序报告直属上司并与有关人员配合共同跟进。 4.5编排和检查属下人员的工作时间、考察情况、日常工作表现、专业操守等并适时作出评估上报直属上司。 4.6负责培训司下人员正确使用器械，清洁用品及用量等专业操作并检查考核司下人员的掌握状态。 4.7负责安排属下人员按规定时间抄空房水、煤气表。 4.8负责每月将有偿清洁安排表、清洁工作表呈交上司。 4.9负责已入住单元签有偿清洁协议之卫生检查工作。 4.10负责安排属下人员按计划开启已装修未清洁单元之空调。 4.11负责物品中购领用的控制工作。 5.楼层领班 直属上司：楼层主管 职责范围： 5.1安排并跟进属下人员的日常工作。 5.2检查各已入住单元清洁情况，发现问题即时汇报直属上司和作出处理。 5.3负责检查当天清洁所用布草数量并安排送布草房换洗。 5.4协助主管对西公寓将入住作家私、配套物品的准备。 5.5检查及协助培训属下人员正确使用清洁器械及各种清洁用品。 5.6必要时编排楼层服务员更期表及各项工作安排表。 5.7提出属下员工的工作表现状况协助直属上司作出正确之评估。 5.8协助召集属下员工对工作中发现问题作会议讨论及改正。 5.9遇突发事件如水浸等，配合上司安排属下人员作现场处理跟进。 6.文员兼仓管员 直属上司：副物业经理或物业