邮件使用规范培训-吐血整理-1.ppt

邮件使用规范培训 目录 邮件标题 称呼与问候 邮件正文、发送抄送和密送 邮件附件 目录 邮件对象 邮件回复 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容，并判断其重要性。注意以下几点： 1.不要空白标题！！！ 2.简短，不要冗长 3.一封信只针对一个主题 4.回复对方邮件时，可根据回复内容需要修改标题，不要“RE RE RE” 5.不要有错别字！发邮件前请检查确认后再发出 邮件主题 错误示范： 无主题还敢抄送上级。。。 哪个无人门店？谁入职？ XXX怎么了，请假？调店？需要介绍信？。。。 XXX 称呼与问候 1.邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，同时也提醒收件人，这封邮件是面向他的，要求其给出回应；如果收件人是多人，可称呼“大家”、“ALL”； 2.对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X总”；如果不清楚职务，则按通常的“X先生”、“X女士”称呼，但性别要搞清楚；公司内部的邮件，除了面向总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通，直接称呼名字即可； 3.对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear…… 4.最简单的开头写一个“您好”，结尾写一个“谢谢” ▼恰当的称呼收件人 ▼开头结尾最好要有问候语 1.最简单的开头 “Hi”或“你好” 2.结尾常见的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝顺利” 1.email正文要简明扼要，行文通顺 ①简明扼要说清楚事情 ②如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，单独挂个附件进行详细描述。 2.注意论述语气 ①根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适； ②尊重对方，例如“请”、“谢谢”； ③你的email可以轻易被转发给他人，因此对别人意见的评论必须客观。 3.多用1234列表，将事情说明清楚 4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。 5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 6.合理提示重要信息：不要动不动就大写加粗彩色底色下划线，强调重点即可。 邮件正文 1234列表式，条理清晰 强调部分用颜色进行区分 一次交代完整信息 1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复 2.CC的人只需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应 3.BCC是秘送，收件人不知道你给BCC的人发了邮件，用在非常规场合 4.TO、CC的收件人排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位从高到低等 5.只发给有需要的人 6.转发邮件要突出信息 发送·抄送·密送 1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件需要答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理解，避免在反复交流，浪费资源。 3.不要就一个问题多次回复讨论 ①如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应电话沟通后再做判断， ②对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件不适阅读，应把之前讨论的结果进行小结，删减信息，突出有用的信息。 邮件回复 错误示范： 确认啥？底薪到底多少？模板到底给不给？ 1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。 邮件附件 错误示范： 图片也需要命名，一张还可以忍受，但是如果发多图，绝对要命名！ 一直强调挂附件，但一直被遗忘，严重影响收件人办事效率。 ▼汇报工作 邮件对象：领导 ▼请求批示 ▼转发资料 1.简明扼要汇报结果 2.提纲要说明白，如果需要细节请写在附件里 3.不要忘了附件！！！ 1.如果领导完全不知道事情的来龙去脉，请补充背景资料 2.提出问题的同时，尽量给出自己的解决方案 3.紧急事件直接打电话 请写清主题，领导会根据其重要性决定什么时间看邮件 ▼请求协助 邮件对象：同事 ▼跟进处理 ▼转发资料 1. 写清楚事情、需要谁处理、什么时间点解决 2.如有附件截图等，请附上，注意将图片做成最小格