会议制度推进(试行版).ppt

* 会 议 制 度 推 进 计 划（试 行 版） 2008年7月 经营支援部 决 裁 起 案 审 议 确 定 品 质 是 公 司 的 生 命 会议制度推进计划 经营支援部门 为了保障公司会议的顺利召开和达到预期的效果，特制定并颁发会议制度（试行版），对会议的全程工作做出要求。 目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。 适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议（部门内部会议不做要求，可做参考）。总务科会议担当全顺花可依据公司或各部门的需求，进行会议室的使用调配、准备及通报等工作。 3. 会议通知起草与发送： 会议组织部门应在会议前3天发出会议通知，一项会议的召开必然涉及到其它部门人 员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现； 会议通知应该包括以下几项内容： 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在1小时以内。 会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并 会议制度推进计划 不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图。（公司内部会议室包括：A栋2楼、3楼会议室、培训室及今后新设立的会议室。） 会议议程： 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求。 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等。 会议议程应以20分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于20分钟，也应该分为多个单元，其目的是保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。 经营支援部门 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会； 会议注意事项： 着装要求:在工作日期间召开的会议需穿工作服，如有特殊的着装要求需要明确指出。 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如 会议制度推进计划 需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续等等。 对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要份数，其它特殊要求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配。 经营支援部门 对请假的要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要通过合种途径请假。 明确对会议纪律的要求。 其它需要特殊说明的会议注意事项。 会议通知的发送： 跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理或全员一半以上人员参加，应该提前5个工作日发出通知，涉及总经理及全体成员参加的会议，应该提前10个工作日发出 会议制度推进计划 通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备； 4. 会议主持人： 会议主持人负责控制整个会议进程。 会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律。 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现。 5. 会议纪律： 与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚站； 经营支援部门 会议期间避免随意走动，对手机做消音处理； 与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到允许； 会议主持部门已通知各部门发言时间，如有超过，需站立参加会议。 会议主持部门于会议正式开始前10分钟到达会场，与会部门于会议正式开始前5分钟到达会场。 6. 会议录撰写： 在会议结束之后的1个工作日之内（重要会议在当天将会议录以社内E-mail发送给相关人员；例如：17:00下班，12:00分之前结束的重要会议，要在当天将 会议制度推进计划 会议录发送。），会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的内容和结论。 定期召开的会议（如每日召开的Team长会议及每周的公司经营会议等不需要通报，其他例如班组长等会议需事前通报），正式开会之前把上期的会议录中工作的