浅议科研兼职档案员队伍建设.doc

浅议科研兼职档案员队伍建设 　　【摘要】本文以上海石油化工研究院为例，探讨石化科研单位设置科研兼职档案员的必要性，分析目前科研兼职档案员队伍存在的问题，提出加强建设科研兼职档案员队伍的措施 【关键词】科研；兼职；档案管理；人才队伍 上海石油化工研究院（以下简称研究院）创建于上个世纪60年代，是我国最早从事石油化工技术开发的单位之一，多年来在石油化工科研领域取得了令人瞩目的成绩。保管完好的科研档案不仅是科研人员的智慧结晶，更是研究院的宝贵财富，显示出研究院深厚的科研底蕴 一、石化科研单位设置科研兼职档案员的重要性 随着石油化工科学技术的不断创新、突破，研究院的科研领域不断拓展、延伸，承担的科研项目越来越多，形成的科研档案也越来越多。例如研究院科研一线有20个部门，每个部门设置多个课题组，每个课题组承担多项课题研究。在这种情况下，依靠人数有限的专职档案员深入一线进行文件资料的收集整理，显然是力不从心的。为了更好地做好科研档案工作，研究院组建专兼职档案员队伍，形成档案管理网络，以加强科研档案前端控制和工作指导 科研兼职档案员作为档案管理网络的主要组成部分，是科研档案的基础单元，其重要地位由文件材料的原始性决定。科研兼职档案员活跃在科学研究的一线，非常熟悉课题研究工作的进展，熟知各类原始材料的形成和价值，经过科研兼职档案员收集整理的文件材料，更能保证科研档案的完整、准确、系统。因此，研究院要求科研部门从实际工作出发，在部门中设置主要兼职档案员和协理兼职档案员。主要兼职档案员配合专职档案员做好部门档案管理工作，协理兼职档案员分设在不同课题组，配合主要兼职档案员做好课题原始材料的收集整理工作。科研兼职档案员在部门内预先完成科研项目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研档案的预立档工作，这是做好科研档案工作的关键 二、石化科研单位科研兼职档案员工作中存在的问题 （一）科研兼职档案员档案意识薄弱。研究院的科研兼职档案员普遍具有较高的学历，在部门工作中承担着科研工作。由于科学研究的复杂性，往往需要耗费大量的时间和精力，造成了兼职档案员对“兼任”的档案工作不够重视，缺乏做好档案工作的动力和魄力。一些科研兼职档案员认为档案工作不是自己的专业特长，不能体现个人的价值和能力，而把档案工作视为额外的、临时性的工作，造成兼职档案员档案意识薄弱，思想上不重视档案工作。当科研项目结束，需要归档时，科研兼职档案员才被迫“重视”档案工作，花大力气进行文件材料的收集、整理。预立档工作的滞后，往往造成事倍功半的后果，影响科研档案的质量，不利于科研档案工作的开展 （二）科研兼职档案员业务素质不高。研究院科研兼职档案员由科研部门自行指定，一般是具有石油化工专业背景的人员担任，普遍缺乏档案知识，档案业务能力也不强。科研兼职档案员经常在归档任务下达后“临时”找专职档案员进行沟通，了解文件材料的收集范围、整理要求，邀请专职档案员进行预立档工作的现场指导。在完成归档工作后，科研兼职档案员又将档案工作搁置起来，不及时进行档案业务工作的经验总结，不开展档案知识的查漏补缺。如果科研兼职档案员队伍专业素质总是徘徊不前，将会阻碍研究院的科研档案管理工作水平的提高 （三）科研兼职档案员人员更替频繁。科研工作具有不可预见性，一个课题从立项到结题，短的一两年，长的数十载，无法固定课题完成的具体时间，因此，在课题的进展过程中，可能会经历几任兼职档案员。科研兼职档案员的不固定，会使兼职档案员认为做好课题的预立档工作不是自己的责任，甚至相互“推诿”责任。科研兼职档案员的不稳定性，带来科研进展过程中各种文件材料散落在不同时期、不同科研人员的手里，人为的造成收集文件材料的困难。一旦有科研人员离职或退休，兼职档案员没有及时从他们手里收集文件材料，就会造成这些文件材料的缺失，造成该课题档案的不完整，甚至造成科研工作的断层 三、解决科研兼职档案员工作中问题的办法 科研档案工作是否能做好，关键在于科研兼职档案员队伍的整体素质。提高科研兼职档案员的档案意识、业务水平、职业担当是提高科研档案员队伍素质的决定因素 （一）加强宣传，提高档案意识。在信息化高度发达的今天，可以通过多种形式的宣传，提高科研兼职档案员的档案意识。在宣传方式上，可以是现场讲座，灌输档案意识；可以是画册展览，表现档案文化；也可以是网络社媒，推送档案信息……通过多种途径、多个视角，以不同的手段进行多维度宣传，不仅加大了信息的受众面，还满足了不同人的喜好，达到了加强宣传、扩大影响的效果，更有效地提高了科研兼职档案人员的档案意识 宣传内容可以是介绍档案工作人员的先进事迹，学习榜样，宣传忠于职守、吃苦耐劳的档案人精神，传递正能量，提高科研兼职档案员的职业道德水平；可以是表彰优秀的科研兼职档案员，