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部門名稱：業務部門 工作項目：訂單處理 業 務 名 稱 業 務 說 明 相 關 表 單 ㄧ?接單 查詢客戶信用記錄 業務員在接到客戶下訂單的同時必須向財務部查詢該名客戶與公司往來的信用記錄，包括：支票信用，訂單金額的最大信用額度，收款信用狀況，如果以往的信用記錄並不理想，再由業務員交由業務部經理，做最後的決策。因此客戶的信用記錄，也是業務部是否接受該訂單的考量的因素之一。 查詢產品庫存資料 業務員在接受訂單時，查詢信用狀況後，確定客戶的信用無誤時，此時必須再向採購部門查詢該項產品的庫存資料，主要是獲得該項產品，是否有足夠的庫存量可以出貨，如果庫存量不足，則要向採購部門，提出庫存量不足以出貨，必須增量採購。 3. 正式填寫訂單 查核客戶信用記錄，及庫存資料後，則可決定接受客戶的訂單，由業務員前往客戶的經銷處，填寫訂單，訂單的形式是四聯單，填寫訂單後，第一聯由客戶持有做為下單完成的留底。且預定出貨日期。 第二聯由業務員交由財務部處理，以做為會計之用。 客戶基本資料表 客戶信用記錄表 產品庫存資料表 出貨單 部門名稱：業務部門 工作項目：訂單處理 業 務 名 稱 業 務 說 明 相 關 表 單 第三聯交由物流中心，同時填寫備料單，與訂單的第三聯合釘交由，物流中心並開始備料。物流中心出貨後，將客戶簽名過的出貨單的第二聯交由業務部留底存參。確定貨品已經出貨完畢。 第四聯則由業務部本身存參建檔留底。 二?變更訂單 ★－經銷商聯絡業務部門變更訂單事宜，經銷商對已下之訂單項目因應市場考量而有增加或減少訂單之需求 增加定貨之數量 經銷商通知該區負責之業務專員，要增加原訂單之數量，業務員則向庫存中心，查詢是否有足夠的庫存量，可以供應原訂單所另外增加之數量，確認後再前往經銷商處新增一張訂單。流程如接單。 減少定貨量 經銷商將留存之訂單編號告知業務部門人員，並通知其修改訂單的數量。 業務員將業務部留存的訂單，及前往財務部和物流中心，追回欲修改訂單之留底。 業務員在前往經銷商處重擬一份訂單，則訂單的流程如接單。 四聯式訂單 部門名稱：業務部門 工作項目：訂單處理 業 務 名 稱 業 務 說 明 相 關 表 單 三?取消訂單 經銷商聯絡業務部門取消訂單事宜 對經銷商身份之確認 經銷商將留存之訂單編號告知業務部門人員 業務部門取出經銷商之訂單 業務部門通知物流中心取消訂單之處理程序 業務部門通知財務部門取消該筆訂單之帳款作業 四聯式訂單（財務部留底） 四聯式訂單（物流中心留底） 四?查詢訂單 經銷商聯絡業務部門查詢訂單 對經銷商身份之確認 業務部門取出經銷商之訂單 業務部門告知經銷商訂單內容 四聯式訂單（業務部留底） 五?請款 每月月底由財務部將請款單交由業務員向客戶請款，請款單形式為二聯式。請款的第一聯及支票交給回給財務部。第二聯則業務部存參留底。歸檔表示一個訂單的完成。 二聯式請款單 部門名稱：業務部門 工作項目：客戶服務 業 務 名 稱 業 務 說 明 相 關 表 單 一?客戶訪談 由業務員辦理，業務員需要有客戶基本資料 詢問客戶之需求 結束訪談，約定下次訪問時間 彙整戶資料 客戶資料表 訪談資料表 二?建立客戶基本資料 1. 彙整各業者員蒐集的客戶資料，並建立相關的格式 2. 檢查並確認客戶資料與相關格式是否正確 客戶資料表 三?告知新行銷活動 1. 銷售員訪談時負責通知客戶 2. 由銷售員寄MAIL給客戶 客戶資料表 訪談資料表 四?新品通告 1. 由各區業務員負責通知客戶 2. 介紹產品型錄規格及功能 客戶資料表 商品資料表 部門名稱：業務部門 工作項目：客戶服務 業 務 名 稱 業 務 說 明 相 關 表 單 五?客戶產品叫修 1. 確認身份 2. 客戶由電話通知櫃檯專員或業務員由專員或業務員負責 3. 如無法處理則轉至維修中心由工程師於線上處理 4. 如須進場則由業務員將物品送回維修中心 說明須維修時間 客戶資料表 維修申請表 六?維修進度查詢 1. 確認身份 2. 由總機人員查詢 3. 詢問維修中心處理狀況 4. 答覆客戶維修進度 客戶資料表 維修申請表 七?訂單處理進度查詢 確認身份 由總機人員查詢 詢問物流中心處理狀況 答覆客戶訂單處理進度 客戶資料表 訂單資料表 部門名稱：業務部門