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教学档案信息化建设的实践与思考 　　摘 要: 本文分析了当前教学档案信息化建设中存在的困难与问题,即管理人员技术水平滞后、标准落后、技术支撑落后、档案信息资源的开发手段落后,并提出了实现档案信息化的途径,即建立档案信息资源数据库,制订标准统一数据,加速网络化建设。 　　关键词: 教学档案信息化 建设工作 问题 途径 　　 　　随着信息社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中的地位越来越重要,教学档案基础业务建设的重心也开始向信息化转移。档案信息化建设,是档案工作发展的必然趋势,关系到档案事业的全局发展[1]。为了确保档案信息化建设少走弯路,快速走上一条正确的道路,我们必须转变思想观念,认真探索档案信息化建设的途径。 　　 　　一、正确认识档案信息化建设工作 　　 　　档案信息化就是在档案建设、管理、开发、利用等活动中,全面应用通迅技术、网络技术等现代化高科技手段,用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质,这是档案管理模式和工作方式从传统的以档案保管为主向现代化的档案信息数字收集、存储、转送,以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。但是,由于该项技术发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识还存在偏差和不足,在思想观念上还需要进一步转变和更新。 　　1.要转变档案管理的理念。 　　长期以来,在计划经济管理模式的影响下,档案工作者思想观念普遍比较陈旧,公众也大多把档案部门看成是“文件保险箱”,把档案工作当成看门守摊的简单劳动。即使在当前,不少档案部门的领导在考虑档案信息化建设时,往往仅注意计算机硬件的配置问题,认为买了计算机,档案信息化就实现了。因此,要真正实现档案信息化,必须转变档案管理理念,树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识,通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。 　　2.确保保存“社会记忆”功能的实现。 　　对于档案部门来说,保存和延续“社会记忆”是立业之本,为社会提供信息服务是强业之路,这两大职能相辅相成、不可偏废。如果没有档案的存在,就谈不上开发档案信息服务社会;如果不服务社会,保存档案也就失去了意义。前者是基础,前者的意义又靠后者来实现。也就是说,档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行,同时要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门保存“社会记忆”功能。因此,在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度,解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题,否则,“人类记忆”就会面临丢失的危险。 　　3.正确理解档案信息化、现代化、数字化的关系。 　　档案信息化建设不是一个简单的概念,而是一个庞大的系统工程,具有广泛的内容。它包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍建设、促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等[3]。因此,绝不能简单地把档案文献的数字化、档案信息管理的现代化等同于档案信息化建设。在一定程度上讲,档案现代化是旗帜,档案数字化是基础,档案信息化是目的。信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持,需要档案工作人员脚踏实地的工作态度和不畏艰难的勇气,需要相关方面的配合和资金、技术保证。只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来,才能确保档案信息化建设取得最优化效果。 　　 　　二、档案信息化建设存在的困难与问题 　　 　　在当前现实背景下进行档案信息化建设并不是一件容易的事,不仅档案信息化建设要面对资金短缺、馆藏档案结构不合理、配套跟不上、社会档案意识薄弱等“老大难”问题,而且新的环境、新的对象增添了更为紧迫的问题[4]。 　　一是管理人员技术水平滞后。在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,纸质档案的固有结构被纸质档案、声像档案、电子档案并存的格局所取代。传统的档案编研模式已向多载体、全方位、深层次地开发档案信息资源转变。然而,目前在职档案人员素质和结构上都不能满足信息化建设的要求,大多数档案员仍停留在原始手工操作的水平,制约了档案信息化建设的健康顺利发展。 　　二是标准落后。档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化,即用共用的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势,必将出现一个电子混乱局面。”自1979年以来,我国已颁布了不少档案工作标准,但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案,而针对数字化档案却寥寥无几。档案的信息化建设主要面对的是数字化的档案信息,这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手,制订新的标准来规范工作实践。 　　三是技术支撑落后。档案信息化建设是一项技术密集型的工程,技术支撑是信息化建设的重要条件