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新形势下高校二级学院办公室管理工作研究 　　摘 要: 本文分析新形势下二级学院办公室管理、参谋助手、协调、宣传、服务等主要职能,结合二级学院办公室工作的工作要求高、时间性强、工作量大、突发事件多等特点,从科学定位职能、树立管理理念、建立规章制度、提高工作人员素质、建立考评机制、强化人际沟通和团队意识等方面提出了建议,以期优化二级学院办公室管理,提高工作效率,更好地为学院教学、科研、学生服务。 　　关键词:高校 二级学院 办公室 管理 　　 　　新形势下,高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,位于教学、科研第一线,学校管理重心下移后,将垂直领导与水平联系、高度民主集中与分权自治有机结合起来的管理实体,是许多高校普遍采纳的校内管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构,是学院的枢纽和综合管理部门,它接受学校相关职能部门的业务指导,贯彻执行学院领导的意图和要求,承担学院的教学、科研等方面的组织、协调、服务、管理工作,是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。二级学院办公室工作效率的有效提高,对二级学院的各项工作将起到一定的承载作用。 　　1.二级学院办公室主要职能 　　1.1管理职能。 　　新形势下,二级学院采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,承载教学、行政、科研管理等工作,纷繁芜杂,部分职责需要通过学院办公室来组织实施,涉及多个工作层面。为适应并做好办公室管理工作,办公室工作人员需要熟悉党和国家关于高校工作的方针、政策,及时了解校、院行政工作基本情况及规章制度,掌握院行政、教学、科研、学生等方面的基本情况;做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作,将各类文件和公函等资料妥善保管和传递等。 　　1.2参谋和助手职能。 　　二级学院院领导大多是学术方面的专家或学科带头人,专业业务工作繁忙,二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲,许多行政管理方面决策需通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员需有扎实的专业背景知识,了解、掌握工作动态,深入调查研究相关政策,把握决策取向,抓住重点问题,搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料,做到有分析、有判断、有建议,对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见,对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施,为领导决策提供具体依据。对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握,为领导科学决策提供帮助。同时还承担“善后”服务,发挥好助手作用,但在工作中要明确与领导从属关系,切忌越俎代庖。 　　1.3协调职能。 　　工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同,对一些问题的认识和处理可能存在分歧,易产生矛盾,二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足功夫,承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作,协调工作中需主次分明,明确重点,围绕师生关注的热点和难点问题,做好日常工作的目标任务,消除矛盾,加强管理过程中环节配合,消除不和谐现象,审时度势,以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展,形成宽松和谐的育人环境。 　　1.4宣传职能。 　　二级学院办公室是二级学院的“窗口”,主要联系渠道就是与同行、合作单位、学生家长之间的联系。在市场经济条件下,高校之间的竞争越来越激烈,社会、家长、学生的需求日新月异,必须加强自我宣传,树立形象,创造良好的舆论氛围,通过各种媒介传达校院有关方针、政策及办学策略和措施,将学院的各项成果能够及时、全方位地向社会各界展示。 　　1.5服务职能。 　　二级学院办公室工作人员需树立以人为本、科学发展、服务第一的观念,通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务,实现工作职责。工作中需具备主动服务意识,提高服务质量,做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系,及时传达学校的教学科研信息,始终绷紧为师生服务这根弦,给学生以理解和关怀,充分发挥服务育人的功能,主动深入各层面,了解师生工作中遇到的困难,在职权范围内的设法加以解决,在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门,争取按时解决,避免类似问题扩大化,避免矛盾扩大化。 　　2.二级学院办公室工作特点 　　2.1时间性强。 　　二级学院办公室工作人员工作时间具有不确定性。现代社会越来越强调时效性,校机关职能部门、学院领导在下达任务时就已将工作的完成时间作了明确规定,需在规定时间内完成,时间紧、任务重,更有可能同时下达多个紧急任务,给二级学院办公室工作人员完成工作任务带来了难度。比如接待工作,要求办公室所有人员放下手头工作,全体出动,解决问题。在规定时间内完不成任务或完成质量不高都会使工作效能大打折扣,影响全