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办公室礼仪——如何发邮件
关于主题
??? 主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。建议如下:
??? 1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。
??? 2. 标题要简短,不宜冗长,不要让邮箱界面用“…”才能显示完你的标题。
??? 3. 对外邮件最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
??? 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”
??? 5. 一封信尽可能只针对一个主题,尽量不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理
??? 6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
??? 7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要“RE RE”一大串。
??? 8. 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
??? 1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度
??? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
??? 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
建议:不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。
??? 关于格式,称呼是第一行顶格写。
??? 2. Email开头结尾最好要有问候语
??? 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。
??? 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
??俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。
?正文
??? 1. Email正文要简明扼要,行文通顺
??? 若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
建议:正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。
??? 2. 注意Email的论述语气
??? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
??? 尊重对方,“请、谢谢”之类的语句要经常出现。
??? 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训!
??? 3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
??? 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
??? 4. 一次邮件交待完整信息
??? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
??? 5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
??? 这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
??? 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
??? 6. 合理提示重要信息
??? 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。
??? 7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
??? 对于很多带有技术介绍或讨论性质
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