内审员如何开展审核工作.ppt

page * 股票代码：002334 * 内审员如何有效开展工作 质量管理部 贾军 2010.11 二、如何正确记录审核证据 一、如何编制检查表 三、如何编制不符合报告 一、如何编制检查表 1、收集相关信息 2、按照过程方法编制检查内容 3、结合重点与难点编制 1、收集哪些相关信息 标准要求——ISO9000/ISO14000/OHSAS18000 法律法规要求及其他要求 体系文件要求——手册、程序文件、作业指引 上次审核集中的问题点——所开出的口头与书面的不符合项 已知该部门曾经发生过的管理问题 一、如何编制检查表 1、收集相关信息 2、按照过程方法编制检查内容 3、结合重点与难点编制 2、按照过程方法编制检查内容 是否根据标准与实际运行情况策划出相应的程序文件或作业指引等 是否按照所策划的文件进行实施 是否根据实施情况进行相应的监测和记录相应的监测结果 是否对监测结果进行评价及处理，处理记录是否保存，处理结果 是否满足要求 举例：查人力资源部 请按要求编制检查表 一、如何编制检查表 1、收集相关信息 2、按照过程方法编制检查内容 3、结合重点与难点编制 3、结合管理的重点与难点编制 针对各部门的工作特点与控制重点编制检查内容 针对工作中容易出错的问题编制检查内容 针对管理中的盲点编制检查内容 二、如何正确记录审核证据 1、收集审核证据的方法 2、审核证据的记录内容与方法 3、对于不符合要求之处理方法 1、收集审核证据的方法 听：聆听、倾听，听你所关心的； 看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相； 查：学会抽样查看，学会证实； 问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。 记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录 附件1、证据类别 b.非客观证据: ＊主观推测,推断要发生的事情； ＊传闻，陪同人员及无关人员的说话； ＊作废文件的规定，擅自改过的记录。 附件1、证据类别 a.客观证据: ＊存在的客观事实(例如:观察﹑测量﹑实验的结果)﹔ ＊被访问人员(当事人)的口述﹔ ＊现存的文件﹑记录等。 二、如何正确记录审核证据 1、收集审核证据的方法 2、审核证据的记录内容与方法 3、对于不符合要求之处理方法 2、审核证据的记录内容与方法 按5W2H方法记录你所发现的事实与测试结果 对于一些文件的引用或记录，尽量用一些唯一性的标 识与记录，如：文件名称与编号、版本、版次，表格的 标题与编号，注意摘录重要的检测记录、检验人员、检 验方法等 2、审核证据的记录内容与方法 包含时间﹑地点﹑人员﹑主题事件﹑主要过程活动实施慨要； 观察到的事实主要过程﹑关键过程和主要信息； 不合格情节可追溯，必要时有见证人。 举例1：如何记录所发现的信息 审核员来到工程部审核，看到工人在进行设备的维修，审核员问该 工人，维修中使用的含油纱布如何处置？ 工人回答，我们有文件规 定，使用后该收集到专用的有害废弃物收集筒中，审核员问有害物 收集桶在何处，工人指向车间的一头的一个铁桶，审核员走过去发 现，铁桶里有含油纱布，也有生活垃圾，审核员问工程部的部长， 为何铁桶里有含油棉纱，也有生活垃圾，部长说，这是生活垃圾桶， 那个工人可能不知道这是生活垃圾桶。 举例2：如何记录所发现的信息 你在稽核调漆室时,发现程序书OHS-16规定每一个月需 更换操作人员防护面具的滤毒罐一次,稽审核时发现目前在 调漆室工作的三名员工,其中有一名员工的滤毒罐已有一个 半月尚未更换,但该名员工阿鸟向你说明他所使用的滤毒罐 一切良好,配戴时并未闻到溶剂的味道,且并无身体不适的 感觉. 二、如何正确记录审核证据 1、收集审核证据的方法 2、审核证据的记录内容与方法 3、对于不符合要求之处理方法 3、对于不符合要求之处理 首先要记录该活动所要求的正确内容，如文件所规定的 再记录在现场或测试所发现的不符合之事实，如相关数 据，操作方法等 你认为不符合要求的证据，可以自己做一下标识，不要 在现场轻易表态，待与审核组共同讨论后，再根据组长要 求开出不符合报告 三、如何编制不符合报告 1、证据与审核准则进行核对 2、不符合事实描述 3、不符合报告编制 1、证据与审核准则核对 明确审核准则有哪些：标准、法律法规、顾客要求及其他 要求、体系文件（包括一、二、三级文件） 从检查表中列举出可能属于不符合的证据 将所列举出不符合证据与相应的审核准则核对，找出不 符合条款及不符合理由。 附件1：不符合的分类 a.不符合类型 : ＊体系性质量管理体系与有关标准﹑法律﹑法规不符合﹔ ＊实施性未按文件/程序实施﹔ ＊有效性实施效果未达要求。 附件1：不符合的分类 b.不符合性质: ＊ 严重不符合 严重不合格通常是指系统性或区域性失效。 ＊一般不符合 个别偶然的后果轻微的对某个区域性或