QP-QA-02-A记录控制程序.doc

记录控制程序 记录编号：QP-QA-02-A 版 次：第一版 受控状态：□ 受控 □ 非受控 制定/修订：武庆贺 日期：2016.10.25 审 核： 日期： 核 准： 日期： 会签： 销售部 研发部 质量部 采购部 物流仓储部 制造部 财务部 综合部 Cover sheet and revision history NO. DCN NO. Date Description Original Remark 1 2016.10.25 独立于《质量手册》，制定独立记录 武庆贺 DOC. owner: 质量部-QA Reviewed by ：综合管理部-GD 、质量部-QA、销售部-SD、制造部-MD、、财务部-FD?、研发部-RD、物流仓储部-WM、采购部-PD Approved document change notices are filed in HOSOLA DCC. 1.0 目的 Purpose 对记录进行控制为产品和质量管理体系符合标准要求及质量管理体系有效运行提供证据，为改进质量管理体系提供分析的基础。 2.0 范围 Scope 适用于对本公司质量管理体系所要求的记录进行标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。 3.0 权责单位 Desponsible Department 3. 1质量部确定本公司所有的管理活动和与产品有关的记录的种类和顺序的编号； 3.2相关职能部门负责规定由本部门建立的记录填制、标识、传递、保护、贮存和处置。 4.0 定义 Definition 记录：包括所有与质量管理的各个过程(包括产品生产过程和管理活动)有关的记录，其形式包括各种媒体形式、工作计划、报告、实施过程和结果的记载。 5.0 作业内容 Content 5.1 记录的分类 5.1.1与管理活动有关的记录 ·管理评审记录； ·文件控制记录清单； ·本公司的人员考核记录； ·各类管理台帐、档案，如人员、设备、检测器具台帐等。 5.1.2与产品有关的记录，包括： ·合同(订单)评审记录； ·采购过程的控制记录，如供方调查评价记录等； ·设备维修记录； ·质量检测的记录、报告，各种质量报表； ·有关产品质量的分析、纠正和预防措施报告。 5.2 记录的总体控制 办公室根据本公司质量管理体系文件的规定，汇总各种记录的名称、顺序编号、形成部门、保存期限等，编制“记录清单”，经管理者代表审批后，由办公室按“文件控制程序”的相关规定发放到记录的形成部门。 记录可采用规范表格形式，也可以是记事本等非表格形式，各类以表格形式进行记录的空白表格，由办公室按5.1分类，分别制定、备份(必要时进行修订)，各使用部门领用。 5.2 记录的形成部门应及时、真实的建立记录，并保持字迹清晰，内容、签字、日期完整准确。 5.3 记录的标识、贮存、保护、检索 5.3.1 记录的标识以记录名称和记录编号进行，记录的形成部门应按记录的种类、名称进行收集整理，并用封面进行标识，每年度的记录应统一集中分类整理，建立档案，并在案卷封面上标注记录名称、编号、记录的时限，卷内应编制目录，以便检索。 5.3.2 记录的形成部门负责记录的贮存。生产过程记录归生技科负责保存，记录的贮存环境应防潮、防火、防蛀、防腐蚀；贮存方式应便于检索。 5.3.3 记录在保管、贮存期间，做好保护，防止损坏、丢失，各部门应经常检查记录的保护状况，确保记录清晰易于识别。 5.3.4 记录的检索 与本公司无关的厂外的人员、部门一般不得检索本公司的记录，需要时，应得到主管负责人同意；顾客或认证中心需检索本公司的记录时，应提供给其查阅，各部门负责在其查阅后及时追回整理。 对记录的检索一般均应在现场进行，不得外借，除非得到总经理或管理者代表的同意，外借的记录有关部门应做好外借记录，并负责索回。 5.4 记录保存的期限 有关资源的台帐、档案、非时效性证书、报告、文件发放的记录等，保存期与资源、产品或文件同期，一般应做长期保存，各种记录的保存期限由办公室在编制“记录清单”时具体确定，各部门遵照执行。 5.5 记录的处置 5.5.1 超期保存的记录各部门进行销毁，不得遗弃、乱扔、变卖。 5.5.2 如因手误等造成记录错误，可对记录的相应内容双杠划改并签名，但不应影响识别。 5.5.3 如发现因测量仪器失准而形成的记录，在有关部门进行评价后，在该记录上注明评价的结果、时间、评价人和评价记录的标识。 6.0 相关文件 6.1 文件记录编码规则 7.0 记录 7.1 记录清单 8.0附件 无