第三章科技档案前期控制.ppt

第三章 科技档案前期控制 导论 第一节　科技文件的形成与积累 一、科技文件形成概述 (一)、科技文件的编号 科技文件编号主要方法 2、分类编号法 (二)、科技文件的审签与更改 更改方法 第一节　科技文件的形成与积累 第二节　科技文件的鉴定与整理 完整性 、准确性鉴定 文件属性鉴定 三种相关事物的区别 保存价值与保管期限鉴定 密级鉴定 二、组卷 1、组卷原则 2、组卷要求 3、组卷方法 三、案卷及卷内材料排列 四、蓝图折叠与案卷装订 五、案卷的编目 第三节　科技文件的归档 二、科技文件归档制度的内容 第四节　档案部门对科技文件工作的协助、指导 第三章考核要求 识记 第三章考核要求 领会 第三章考核要求 简单应用 第三章考核要求 综合应用 蓝图折叠成A4幅面大小，图幅朝里，图前外露 案卷装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的形式，GB/T11822-2000对卷夹、卷盒的尺寸、制成材料等均有规定，各单位可以自行选择 若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上要加盖“档号章”。 页 号 的 编 写 案 卷 封 面 的 编 制 案 卷 脊 背 的 编 制 卷 内 目 录 的 编 制 备 考 表 的 编 制 是以案卷为对象，采取一定的方法固定系统整理成果，揭示案卷内容和成份的一项工作 左下角 右下角 成套图样或印刷成册的 科技文件材料。自成一卷的， 原目录可代替卷内目录，不 必 重新编写页号;与其它科 技文件材料组成一卷 的，应 排在卷内文件材料最后，将 其作为一份文件填写卷内目 录，不必重新编写页号，可 在备注中注明总页数 一、制定科技文件归档制度的要求 归档工作是科技部门与档案部门共同完成的一项工作。履行归档手续是科技文件转化为科技档案的重要标志，其工作的依据是科技文件归档制度。科技文件归档制度既是科技部门进行归档工作的依据，又是档案部门协助指导科技文件归档工作的依据 各单位应该制定符合本单位科技生产活动实际的科技文件归档制度 归档手续 归档要求 归档份数 归档时间 归档范围 归档制度的核心内容 项目结束后归档 按文件单元归档 按年度归档 随时归档 按项目阶段归档子项结束后归档 由科技业务部门承担科技文件的归档工作建立科技文件归档审批表制度 原则上是一份 科技人员编制项目归档说明书 填写移交清单 按有关技术标准、规则，检查科技文件的形成质量 按科技生产活动的程序，检查科技文件的积累情况 实行“三纳入”管理，使科技文件的形成与积累制度化 建立责任保证体系与监管网络，保证科技文件的有效积累 提前介入，协助科技文件的形成与积累 （1）科技文件编号的含义； （2）科技文件鉴定与整理工作的内容； （3）科技文件归档鉴定的内容； （4）案卷的含义； （5）编目的含义与要求； （6）案卷题名的含义与结构； （7）科技文件归档工作的主体； （8）归档手续的内容； （9）“三纳入”管理的内容 （1）科技文件与科技档案的关系； （2）档案部件研究文件编号的作用； （3）科技文件更改的原因与要求； （4）归档文件完整性鉴定的依据与要求； （5）归档文件准确性鉴定的内容； （6）鉴定归档文件保管期限的依据； （7）科技文件组卷的原则； （8）归档制度的制定要求； （9）确定归档范围的方法； （10）科技文件归档要求； （11）质量认证对档案工作的促进作用 * * 学习目的和要求： 掌握科技文件归档鉴定与整理工作的内容与要求，深刻理解归档制度的作用和内容。通过学习掌握科技文件鉴定与组卷方法，能制定科技文件的归档制度，并能协助好科技部门做好科技文件的积累、归档工作。 档案部门协助、检查 档案部门检查、指导 按照目前我国目前科技档案管理程序，科技文件的形成、积累、鉴定、整理、立卷、归档工作是由科技生产部门完成的，这是其本职工作的一部分。 科技文件的形成工作 形成科技文件的过程，主要包括有科技文件的编制、编号、审鉴、更改、发放等工作 编号、审鉴、更改 科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 基层单位管理科技文件工作的机构 专门的科技文件机构 档案部门兼管 科技文件与档案管理的联合机构 科技文件编号是按一定的原则与方法，用拼音字母和数字组成一组代号表示科技文件特征与内容的一种“技术语言”。 目的：固定科技文件分类成果 不仅是一个企业内部的“技术语言”，而且也是企业间、专业间或国际间的“技术语言”。 应纳入本专业或本单位标准化管理制度中 1、结构 编号法 隶属编号法 工程编号法 指在某一特定对象范围内，按文件所反映对象结构的从属关系和有机联系进行编号的方法 复杂产品：产品—部件—分部件—零件