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会议 有效的管理工具 二零零七年六月 大多企业所犯的共通点 很多公司失败并不是因为他们缺少人才或是战略远景,他们失败的原因是没有做好具体的执行,在今天顶尖的大公司里,成功靠的是5%的战略和95%的执行 有效会议 会议太多了……是吗? 会议如果被适当的运用,它实际上是一个节省时间的工具 好的会议能够加快决策的速度来改善具体的执行过程及结果 有效的会议还可以减少不必要的沟通及对某些问题的反复讨论 会议既要讲效率又要讲效果 效率 应该如何分配时间 40% 会议之前 构建一个会议架构 为什么这个会议需要存在? 目的是什么? 期望的结果是什么? 有那些共同认可的行为规范? 对所有关键与会者事先通气 保证认可和理解 发现潜在问题及担忧 避免某些参加者制造麻烦 对会议的目标和具体任务达成共识 会议主持人检查清单 准时开始 迟到者将很快学会要准时到会 阐述会议议程 阐明会议目的和将得到的结果 指定角色 指定他人进行记录,自己专心主持会议 认可基本规则 用头脑风暴共同进行讨论,或重申已经达成共识的基本规则 掌握谈话方向 澄清,总结,对不好的行为举动及流程敢于指出并面对 回顾和总结任务 重申所有的决定和需要进行的任务 准时结束 如果需要延长会议时间需要请求并得到认可 评估会议 评估会议的有效性及执行力度 为保证会议正常进行指定角色 引导者:客观地引导会议的方向 书记员:记录达成的决定及分配的任务 计时员:监督会议进度并帮助大家在分配时间内完成相关议题 观察员:评估会议 对会议基本规则达成共识 按时开始和结束 有备而来 关闭手机和电脑 全员参与 讨论时只针对事件不针对个人 言出必行 不同时发言 会中可以辩论争执,但会后要意识统一,论调一致 如何对付…… 迟到者:按时开始并不为迟到者重复 私下交谈:停顿;注视交谈者并问他们有何想法可以和大家一起分享 支配欲强的人:让其做书记员;共同回忆会议准则,向其他与会人员征求对问题的看法 * 开会也是一种管理 效果 严格按照议程不超时 达到会议各项目的 √ 20% 40% 准备 后续 执行 辅导会议主持人 准备议程 事先通气 准备材料 会议管理 引导 准备任务清单 评估会议 后续任务 完成自己任务 40% 20% 40% 准备 执行 后续 准备议程 准备材料 辅导会议主持人 事先通气 会议管理 引导 准备任务清单 评估会议 后续任务 完成自己任务 会议的目的 基本规则 频率和地点 输入/输出 多长时间开一次会? 每次会议花多长时间? 需要准备什么信息材料? 谁负责会前准备和后续任务? 参与者 标准议程 谁来主持会议? 谁来参加会议? 他们的角色是什么? 缺席情况如何处理? 如何确定书记员? 标准会议议程及流程是什么? 明确每一个议题的主导者 明确每一个议题的讨论时间 不太重要的议题放在后面 会议以任务清单开始和结束 避免产生意外 会议期间 40% 20% 40% 准备 执行 后续 准备议程 准备材料 辅导会议主持人 事先通气 会议管理 引导 准备任务清单 评估会议 后续任务 完成自己任务 *