办公用品易耗品选用标准.docVIP

ICS Q/HSY 重庆华生园食品有限公司企业标准 Q/HSY. J4.B11-2011 办公用品、易耗品选用标准 文稿版次选择 2011-03-01发布 2011-04-10实施 重庆华生园食品有限公司 发 布 前言 本标准由重庆华生园食品有限公司物资部提出并归口管理。 本标准主要起草人：吴宽林。 本标准批准人：刘崇华。 本标准2011年3月首次发布。 办公用品、易耗品选用标准 1 范围 为了加强办公用品、易耗品采购计划管理，规范采购工作,保障正常生产活动所需办公用品、易耗品的正常持续供应，控制不必要的开支，特制订本标准 适用于对生产所需的办公用品、易耗品的采购。 职责 2.1物资部职责 负责按公司要求实施办公用品、易耗品采购. 2.2质检部职责 按各使用部门提供的技术标准对购回的办公用品、易耗品进行验收 2.3生产部职责 负责提供办公用品、易耗品质量(品牌)标准,并发放相关部门参照执行. 2.4总经理、董事长 负责批准相关的《请购单》。 办公用品、易耗品采购工作规定 3.1 办公用品、易耗品采购审批： 各部门所需办公用品、易耗品申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。 办公用品、易耗品采购审批一律使用“采购申请单”。 采购部主管对“采购申请单”要进行审核。首先看“采购申请单”各栏填写是否清楚，再看审批手续是否符合规定。 紧急采购申请单应优先办理。 无法于需用日期办妥的“采购申请单”，必须及时通知申购部门。 寻价及洽谈： 充分了解所购办公用品、易耗品的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 向供应商详细说明办公用品、易耗品品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。 充分了解厂商的供应能力，以及如何保证按期交货。 问清对方是信誉可靠的制造商还是实力雄厚的一级经销商。 同规格办公用品、易耗品的供应商至少对比三家。 寻求其他更适合的替代品。 经成本分析后，设定议价目标。 清楚有没有价格上涨、下跌因素。 对于供应商的报价资料经整理后，经办人员应进行深入分析，然后以电话、传真、面谈等方式同供应商议价。 寻价单应注明与供应商议定的成交条件。 如果是紧急需求小批量临时购买，采购人员可以参考以往类似采购的价格，免经寻价、比价手续。 3.4 订购： 3.4.1 需预付定金、长期需用的零配件必须签订长期采购合同。 分批交货的须在合同中注明。 3.4.3 订货时再次向厂商确认价格及交货质量条件。 3.4.4 订购单（采用联络函或传真）交供应商，确认交货（到货）日期，无法按需用日期交货的必须及时通知申购部门。 3.5 采购： 3.5.1 常规订货预约交货期前应再确认交货期。 3.5.2 供应商无法按预约交货日期交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办。 已逾越交货日期尚未到货者加紧催交。 采购人员应对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致。 采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。 采购物资到达公司后，采购人员应及时赶到。 采购作业处理期限： 采购部应依采购地区及与供应商的供货协议等因素，分类制定各类零配件采购作业处理期限，并通知各有关部门以便作为参考。遇有需要变更时，应及时将变更结果通知有关部门。 3.7 收货： 3.7.1 常规订货且由对方负责发货的，到货后应首先核对品名、规格、数量、质量等级等项目是否与合同及发货单一致。 办公用品、易耗品采购经办公用品、易耗品库进行外在验收后，再由申购部门或其委托人进行检验，配件库接到合格通知后办理入库手续。 采购人员凭入库单和有效发票办理付款或报销手续。 付款结算时采购人员应注意： 发票抬头、金额及其它内容是否相符。 发票金额与请购单价格是否相符。 有无预付款或暂付款需应处理。 是否需要扣款。 短交应补足者，请购购部门应依照实收数量，进行整理付款。 超交应经采购部主管及申购部门负责人协商达成一致后，方得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 4 办公用品、易耗品供应商管理规定 4.1 通用办公用品、易耗品供应商的选择、评审、控制、撤点等工作严格按本章规定办理。 4.2 供应商调查： 4.2.1 采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部主管核准后，自存。 4.2.1 采购人员应依据“供应商调查表”