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壳牌统一记录管理政策主题词：记录管理状况正式版版本1.0文件管理编号： 起草人：张颖（内控经理）密 级：无限制级使用范围北京工厂、无锡工厂、咸阳工厂行动/状况岗位名称签署流程拥有者会计和内控经理?茅巍流程复审人法务经理，IT高级经理，各部门副总章虹，陈燕，谭希光，王兰峰，谢光明，邝子钊，袁章龙，邵其永，?流程终审人总经理?陈翠薇文件版本变更记录版本版本号变更负责人变更日期正式版V1.0内控经理2013年9月前言为了加强公司记录档案管理，保证公司各项信息记录妥善保管、有序存放、方便查阅，避免毁损、散失和泄密,依据国家相关法规和公司管理要求，特制定本政策。财务内控部负责记录管理流程的制度和更新工作，负责组织公司记录管理工作的指导、监督和检查。内控部和法律部共同负责公司记录存档计划的审核工作。各业务部门和分厂必须严格执行本政策，加强对记录管理的领导，负责落实本业务单元的记录管理工作，并负责本部门记录管理工作的监督和检查。本政策自批准执行日起，将取代公司1999年TYBJ（03）--FAT—499关于“壳牌统一记录管理保存时间”的发文规定。公司记录管理政策和执行要严格遵循国家法律法规要求，依据公司管理变化，进行定期回顾和更新。政策记录的定义记录是反映企业经济业务的重要史料和证据。它或是依照法律、税务、规章制度或财务所要求而设立，或是对公司业务或公司历史记录而言具有重要意义。这类记录可以是书面的、也可以是以电子形式存储的、亦或是诸如产品或核心样品的实物。比如合同协议、财务数据、员工信息、发文、会议纪要、各种凭证单据、供应商客户信息、技术配方、油样等。记录管理的重要性记录管理失效，将使公司面临巨大的业务风险，在财务、竞争、公司信誉、监管和合规方面带来负面影响，例如：受到法院或法律法规的罚款或制裁；承担额外的税务责任；在竞争中处于劣势或失去经营许可；不必要的记录存档造成资源浪费；不能提供足够的记录资料，无法保证诉讼正确；公司宝贵数据损失；基于不完整或过时的信息，而做出的不正确的决策；损害公司声誉，例如无法在特定的法案/法律/税务文件中提供符合要求的证据。记录存档的一般原则如果满足以下任一条件，则需要该记录进行存档：关系到重要的商业资产、商业价值、商业机密；可作为经济业务活动的证据；是法律、人事、财务、税务、质量检测等文件档案规定所要求；对公司的历史记录具有重要意义。记录的类别根据记录的定义，统一公司将需要保管的记录具体分类如下：分类编码记录分类FW发文类HT合同协议类JY会议纪要类ZZ证照资质类JS技术研发类FN财务类HR人力资源类LEG法律类CP采购类HSSE健康安全环保LSC供应链SM销售市场IT信息管理记录存档计划公司记录存档计划是根据上述公司记录存档原则，对各类记录制定的具体存档计划，包括保存期限，方式，地点，保存部门等。公司记录存档计划是根据相关法律法规和公司风险管理的要求制定，由内控部和法律部制定，各业务部副总审核，总经理批准。公司记录存档计划由内控部进行年度回顾，对保存期限等要求进行必要更新。公司记录存档计划是指导各部门进行记录存档的标准，各业务部门需要严格执行。各部门应遵循公司存档计划规定的记录类别，保存期限，对部门创建或接收的记录进行判断，制定本部门更加细化的部门记录存档计划，列明具体的文件名称，保管人，保管地点，保存方式等更加明晰的内容进行保存和管理。各部门记录存档计划由各部门负责定期回顾和更新，内控部和法律部审核，部门副总批准。经批准的各部门记录存档计划需交到财务内控部备案。《公司记录存档计划》参见附件1。《部门记录存档计划》（参考模板）参见附件2。记录存档责任划分原则对于接收的外部如政府机构或第三方的记录，由接收部门负责存档；对于内部创建的记录，由创建部门负责存档；销售和采购类合同，由销售部/采购部将签署盖章后的合同，交公司内控部统一存档；董事会和公司管理层会议纪要由总经理助理负责统一存档；公司记录管理(包括北京、无锡和咸阳分厂)负责人为各相关部门副总，各部门副总负责指定本部门记录存档管理人。 记录的保密级别记录的保管、使用和销毁必须遵循公司员工手册中有关保密制度的规定。公司保密等级具体如下所示（以公司保密制度为准）：　无限制级 D限制级 C机密级 B绝密级 A定义不受限制可共享的信息。这类信息透露给外部的第三方时，不会有任何不良后果。壳牌统一及其成员公司的人员可共享的、但第三方不能使用的信息。只有所选的人员可使用的信息。这类信息透露给没有权限的人员，则会有损于集团公司或个人的利益。严格限制只有有必要知道才能获得的信息。透露给未经授权的人员可能严重地损坏集团或个人利益。保护级别不需要。没有针对未经许可人员的专门保护。 审慎地进行管理，以防止第三方访问信息。用足够严格的安全措施以阻止那些未经授权访问信息的企图。使用在