扫描仪与人眼双可读条形码讲解.PDFVIP

扫描仪与人眼双可读条形码 浙江省温州市住房公积金管理中心综合档案室 包学行 摘要 本文介绍一种人眼与扫描仪二者都可读的条形码，可实现 直立在档案柜上的较薄档案不用翻动档案，看条形码即可找出档案。 用扫描仪扫描输入电脑后，还可判断是否缺件，若缺，列出缺件清单， 若有错位件，列出错位件清单及其位置。 关键词：档案袋，档案簿，薄档案本，薄档案册，条形码，扫 描仪 在我们日常的档案管理工作中，我们经常会遇到档案袋、档案 簿、薄档案本、薄档案册等。由于它们的厚度较薄，不便于在册脊做 文字标注，只能在封面或封底作案卷号等关键字标注。这类档案通常 直立存放于档案柜中，检索提取档案时，通常要翻动档案才能看到封 面或封底上的文字标注，检索档案不方便。由于要翻动档案，因此要 在柜中留出翻动的空间，档案不能密集放置，降低了档案柜的利用率。 过去没有电脑档案检索管理，为了解决上述问题，有二种方案： 一种方案是将多份上述档案集成装订成厚册，再在册脊做文字标 注，这种方案的缺点是过厚的档案册，不便于日后的档案复印，靠装 订处常复印出一片黑带，有时甚至出现有用信息被装订压住了的情 1 况，部分内容复印不出。 另一种方案是将多份上述档案集中装于档案盒中，这种方案的 缺点是检索提取档案要二步，第一步检索提取相关盒，第二步在盒中 检索提取相关档案（包含开盒与关盒等过程）。如果要定期检查档案 的完整性，逐盒地检查，很不方便。 现在有了电脑档案检索管理，完全可运用新的方法来解决这类 档案的管理。本文提出一种用人眼与扫描仪双可读条形码方案来解决 上述档案的检索提取问题。 1.双可读条形码的思路 这类档案虽然薄，若案卷号用横条的条码，而案卷号用电脑检 索很方便可查出，案卷号条码档案非常薄时都可读出。且条码定位有 少量左右偏移及微量的倾斜不影响条码的读出与档案的美观。如，(图 1)是案卷号为0043 与0044 的二个档案一角。(图1)中左边档案的条 码偏右 0.5 毫米，右边档案的条码偏左０.3 毫米，二者都有约 0.5 度的倾斜，都几乎不影响美观与读码。 图1 条码 2 2. 双可读条形码的编码 双可读条形码的编码有点象罗马数字，也有点象中国的珠算对 数字的表达，每个数字对应的条码都有上方粗条虚横线或上方粗条实 横线作为一个数字条码的起始边界，条码所代表的符号如下(图2)： 图2 条码所代表的符号 3. 袋装档案条码标签 下面以袋装档案为例，说明一下档案条码标签。住房公积金贷款 结清档案是袋装档案，原来查找档案时，翻动档案才能看清档案的标 签，不仅不方便，而且还得在柜上留出翻动档案的空间位置，降低了 档案柜的利用率。 用了创新的档案袋条码标签后，使袋装档案在架上不必翻动即可 看清各档案的案卷号，在柜上就不须留出翻动档案的空间位置了，提 高了档案柜的利用率，且档案置紧直立后不易倾斜。（见图3 ）。 图3 使用该条码 的袋装档案 3 （图3 ）是带条码标签的袋装档案照片，照片中每个条码标签自 上至下标出了住房公积金贷款结清的年号（2 位）、月号（2 位）与月 内的案卷号（4 位）的条形码。另还可在每月的首个案卷号前立一个 年号（4 位）与月号（2 位）的条码（照片中未拍到）。 有了档案的条码标签后，在电脑档案管理软件中查出要找的档案 的案卷号，然后在档案柜中直接人眼查看案卷号条码标签，不翻动档 案即可找到该档案。由于带条码档案不必留出翻动空间，原存放１万 个袋装档案的空间，约还可增加存放３５００个档案，有效地提高了 空间利用率。本单位原2006 年贷款结清档案就占用了16.5 个档案柜 格，使用档案条形码标签后，该批档案仅占用 10 个档案柜格，节省 档