浅谈公共文秘人员应具备素质及能力.docVIP

浅谈公共文秘人员应具备素质及能力“公共文秘”，顾名思义，既包括公共关系，亦包括文书、秘书。但它的内涵并不是二者简单意义的叠加，而应是指公共关系开拓活动中的文秘工作以及其文秘工作支持下的公共关系活动 时代的发展对公共文秘人员的基本素养和能力提出了更高层次的要求。公共文秘人员已由传统观念中“端茶送水”的角色日渐升级为单位内参与管理的特殊助手。新形势下，要想成为一个出类拔萃的公共文秘人员，就必须要重视公共关系与文秘工作的良好结合，及时转变工作观念以适应新角色。身为新时代的公共文秘人员除了要具有良好的外部形象外，还要不断地丰富内在，不单单能圆满完成文字的撰写工作，还要克尽己守担任工作危机时的“救火员”，此外还应成为思想上的“先行者”，甚至是工作上的“军师” 首先，秘书是企业形象的窗口。大方得体的装容，不仅能充分显现自身良好的人格修养，从而焕发魅力以赢得他人的好感，而且更加有助于我们工作的进展。在公共场合，遵守着装的“TPO”原则（“TPO” 即英语“Time(时间)”、“Place(地点)”和“Occasion(场合)”的缩写字头。）也尤为关键。唯有兼顾时间、地点、场合三个因素，并与它们相适应，才能利用服饰、化妆所形成的整体美在我们的社交活动中发挥合理的效果 其次，公关文秘人员作为思想上的“先行者”，一是要想的深，二是要看的远。深邃的思想观点是当好参谋之本，做好秘书工作之魂。只有思想深邃，谋划工作时才能全面周到，公文写作时才能精准深刻，工作才能卓有成效地开展。这就要求公关文秘人员具备完备的知识能力结构，主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。 在此基础上，要求公关文秘人员在看待问题时，不能停留在表象上或被假象所迷惑，而要透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。而且，要切合事态发展，不断有新思想、新观点。从司空见惯的现象中讲一点与众不同的见解，讲人人心中所想、笔下所无的东西；能把一些分析的意见，进行系统归纳和概括；能把原则性思想观点具体化，能把领导的思想和意见进行深化和完善；能从理论和实践结合上说明问题，能提出突破性措施和建议等等，这些都是“创新”。另一方面，要有广阔的视角，贵在灼见。角度是观察问题的立脚点。角度不同，对问题的认识就不同。正如古语所说：“横看成岭侧成峰，远近高低各不同。”这说明看问题的角度是非常重要的，要看清问题、写好材料，就必须把握好看事情的角度。若是能做到这两点，想问题必然能够更加深刻全面 第三，一个合格的公关文秘人员应是“工作上的军师”。传统的企业秘书工作，多是抄写收发，迎来送往，办事打杂，在参谋辅助方面很少发挥作用。这种局面的形成主要有两方面的原因：一是秘书自身的依赖心理过重，二是领导视秘书工作只是“打杂”，从而框死了秘书的活动范围，影响其聪明才智的发挥。但在开放的环境下，主动性和能动性却是必不可少的。因此作为一名公共秘书人员，应该锻炼自己的独立思考和独挡一面的能力， 在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。同时培养自己的逻辑思维能力和临时处事能力。在面对突发状况时，能根据形势做出有利于自己一方的决策，从而减少不必要的麻烦。 在逆境中，为领导排忧解难，力挽狂澜；在顺境中，帮助领导更借东风，使事情办得更加完善 当然，公关秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。秘书的工作性质决定了秘书人员应服从上司，如果秘书人员自恃有才干而不服从领导，那么就缺乏了最起码的职业品德修养，最终会落得与三国时期的祢衡一样的下场。祢衡学识渊博，文采斐然，但自视甚高。在曹操身边任职时，因其尚气刚傲，出言不逊触怒曹操，曹操惜其才不忍杀之；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；后江夏太守黄祖因佩服其文采而重用他，任命衡为书记，但他不知收敛、恃才放旷，最终被杀。由此可见，做到献策不决策、服从不盲从、用权不越权，保持清醒的头脑，是公共秘书人员应特别注意的工作艺术 第四，作为一名优秀的公关文秘人员，良好的心理素质是不可缺少的。首先，文秘人员要有坚强的意志力，在确定目的和接受任务后，要加强自觉性，积极努力地从事此项工作；遇到困难和挫折时，要勇往直前地走下去，切忌半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。 其