精致版Microsoft Word 文档 秘书的职能.docVIP

4.2 秘书的职能 一、导入： 大家都知道比尔·盖茨他是世界级的企业家，然而他的秘书露宝所做的工作也是事务性的琐碎工作，比如，在客户面前替年轻的盖茨疏通关系，安排他的生活起居等。正是这些琐碎的工作给创业初期的比尔·盖茨提供了很大的帮助，也在微软公司的发展过程中起了很大的作用。可见一个好的秘书是一个企业或一个组织的宝贵资源。秘书的重要性主要体现在他们的职能当中。那秘书的职能都有哪些，这些职能的要求是什么，我们应该如何正确看待秘书这一职业？通过这节课的学习大家会对的以上问题有一定的了解。 这节课我们学习第四章第二节的内容：秘书的职能。Ⅰ（板书课题：秘书的职能） 二、主体： （一）首先，我们来看第一个问题：秘书的主要职能。Ⅱ（板书：主要职能） 秘书的职能因其在工作环境中所处的位置可大可小，比如他们可以做端茶送水的小事，也可以做献计献策这样的大事。但是，总之，他们主要职能有：办文、办会、办事这三项。Ⅲ（板书：办文、办会、办事）这里的办字主要体现秘书的工作方式与方法。下面我们依次来看。 1、办文——办文中的文”主要指的是文稿、文书、文字材料等。办文在具体的办会过程中，在会前秘书要做筹备工作，布置会场，在会中安排流程，在会后要总结经验，撰写会议总结等。文稿和文书只有一字之差，但是表达不同的内涵文稿是指秘书初步拟定的公文的雏形，没有经过领导的审阅而文书是成形的，经过领导审阅和秘书修改之后的定稿下面我们逐项来看。 （发文：签发——登记等) （3）文书管理。主要是公文的保密工作与归档管理工作。 秘书撰写公文是一种命题写作，命题就是指定主题，比如指定让秘书写通告还是通报。秘书在这项命题写作中可以有独到的见解，但不能刻意地求新求异，要以解决公务为主。所以，公文写作有一个基本的结构模式：（副板书）开头一般写行文的根据、目的、意义。主体用来阐明这种意义，提出相应的措施，结尾一般要写明执行要求或者申报要求。公文写作有一个基本的机构模式，相应地秘书写作也有三点要求。 （1）秘书写作是代言写作。代表组织或团体说话，体现集体的意志或领导的意志。所以，秘书永远是辅助角色，要做到“明确角色定位，不失职、不越权”。 那么，作为代言写作，秘书的作用是不是完全是消极被动的呢？也不完全是，因为秘书的知识结构和能力结构与秘书的行文能力密切相关，比如，一个秘书他具有文书学、秘书学等方面的丰厚知识素养，那么，他所做的公文相应地质量就高，也容易得到领导的认可。 （2）秘书写作也是职责写作。公文有“一字入公文，九牛难移动”的严肃性与“下笔千言，倚马可待”的时效性，这就要求秘书有敏捷的文思与迅速行文的能力。它不像作家的创作，作家写一部小说可以写三年五年，甚至更久。 （3）秘书写作还是一种法定写作。公文不是任何单位或任何部门能够任意使用的，要必须具有法定资格才能写作和发布公文。而且文种不同，对法定资格的限制也不同。比如，公告是有较高级别的国家权力机关，行政机关向国内外宣布重要事项时所使用的公文。一般单位，一般部门，在一般情况下无权使用公告。由此可见，秘书写作首先要符合国家制定的公文规范。 （三）重点：在掌握了秘书写作的三点要求之后，接下来我们要具体学习文稿撰拟：在文稿撰拟中主要讲两个问题，第一是文稿撰拟的规程，文稿撰拟的归程可以分为三个阶段：准备阶段——撰拟阶段——审改阶段）。Ⅴ（板书：准备阶段——撰拟阶段——审改阶段） 准备工作阶段 （1）在准备阶段，领导要交代发文意图。公文是一种命意写作（副板书：命意），命意是指明立意，具体指公文要传达什么意思，起到什么作用。所以，在准备阶段要求秘书要全面、准确、深入地领会领导的意图。只有领会了发文意图，秘书才能有明确的拟文方向。秘书还要围绕发文意图学习本单位相关的方针政策。尤其是对指导性、规范性公文的起草更应如此。 （2）领会了领导的发文意图，接着就要确定发文的主旨和文种。给文稿拟定一个鲜明的主旨，选定一个恰当的文种。秘书所能撰写的文种非常之多，不同的文种表达不同的内涵。但是有些公文的作用十分接近，如报告和请示（副板书：报告、请示）报告与请示的共同点是它们是都是上行文（上行文通俗来讲就是：下级向上级的行文），它们的不同点是报告是向上级反映情况、答复上级的询问，这里需要注意一点，报告中不得含有请示事项。而请示是专门向上级请求指示与批准的公文。（在这里我们可以从文件内容上作出区分报告与请示这两种公文）。那么除了文件内容，还可以根据国家的公文规范选用文种；另外，还能依据文件中的工作关系与职责地位选用恰当文种。 （3）在准备阶段，秘书还要收集和选择所需的材料。材料要求要准确全面，真实典型。在选材的过程中要删繁就简、去粗取精。 （1）在准备阶段秘书做了充分的准备工作之后，在撰拟文稿阶段安排结构，拟写提纲。 （2）拟写好提纲后，落笔起草，拟写正文（拟定好文稿