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高职院校文书档案工作与信息化发展 　　摘 要: 面对信息化发展的新形势、新要求,高职院校的档案管理工作需进行相应的调整。本文认为,需从以下三点着手:调整传统档案工作思维观念,适应学院现代高职教育发展;加快信息化建设,尽快建立自己的网站和软件管理系统;发掘高职学院教育的信息资源,推进档案理念和服务的创新。 　　关键词: 高职院校 文书档案工作 信息化发展 　　 　　信息技术的广泛应用,对档案管理产生了全面而深刻的影响。我院教学与管理等诸多部门,载体档案不断涌现,给学院文书档案工作带来了前所未有的挑战。高职院校文书档案工作的信息化发展势在必行。 　　一、调整传统档案作思维观念,适应学院现代高职教育发展 　　以纸质文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临着信息技术带来的严峻挑战。以往传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应学院现代高职教育的发展,挑战不仅仅来自外部,往往也来自于自身。档案工作虽然是后台的工作,但提供服务是档案工作永恒的主题。那么如何让人们改变把档案工作看作是中心工作的认识和态度?档案管理工作者需要进行自我反省与观念上的调整,需要用很大的努力,交叉的思路,把档案工作的落脚点始终放在为学院教育教学发展服务方面,去追寻与学院信息化建设同步发展的举措。为此我认为,学院根据目前档案工作的现状,必须着力从以下四个方面进行调整:1.文书档案作为学院积累原始资料和数据的重要依据,有必要把档案工作纳入学院信息发展的整体规划,以切实加强对档案工作的领导和科学管理。2.必须以档案工作实践经验和相应条件为基础,建立和健全符合档案工作规律和特点的系列标准,使档案管理工作和各项工作业务环节都按标准的要求进行,把档案工作定格在科学管理标准化的轨道上。3.必须主动适应当前信息时代对文件档案信息的需求,如电子文件是属于信息载体、业务记录、活动凭证的珍贵资产,要把着重点转向电子文件的收集归档和档案信息资源开发利用上来。4.必须尽快抓紧档案人才的培养,充实既懂本专业知识又熟悉计算机操作的专门人才,以适应学院档案信息化发展的需要。 　　二、加快信息化建设,尽快建立自己的网站和软件管理系统 　　身处信息技术快速发展的时代,我们每个人都强烈地感受到信息技术所带来的巨大冲击,一方面,信息技术为现代档案管理开辟了美好前景,另一方面,信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多、更新、更复杂的难题。在这一形势下,档案信息化建设是学院档案工作适应现代高职教育和社会发展的必然选择。因此,尽快建立自己的网站和档案管理系统,使自己拥有信息化的手段与渠道,建立相应的专业化支持系统(如信息化查询系统),丰富档案信息内容,加速建设信息化档案建设软件系统,尽力推行学院档案工作信息化管理,是当前学院档案工作的重点。在这方面我们以积极的态度,针对学院档案的现状,把开发学院档案信息管理系统作为抓手,遵循国家档案标准,按照兼容传统的案卷为单位的管理规则,支持新的以文件为单位的管理规则,系统采用模版定制技术,实现对各个不同门类档案的管理,如基建、财会、人事、学籍、科研、教学、文书、党政、科技、声像等。不断完善电子文件管理功能,依据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》的要求,我们探索设计了纯浏览器/服务器(B/S)结构、系统采用纯(B/S)结构,不需要安装任何客户端软件,不限制客户端数量,与其它办公自动化系统能实现无缝整合。同时,灵活管理各门类档案,完善电子文件管理流程,研究完善的授权功能,具有远程数据备份恢复功能,系统采用用户账号加密、数据访问权限控制、数据加密传输等手段保证系统的安全。在档案管理系统的内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用的档案管理软件。系统主要功能为:1.全文管理与全文检索;2.图像、录像、录音等多媒体档案管理;3.内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用。4.档案信息统计;5.自由建库;6.自定义管理界面,用户可以根据不同类别档案的需要,定制管理界面中的内容;7具有对电子文件全文附件全文检索的功能,以及检索准确等特点;8.数据远程备份与恢复;9.安全通信保证系统数据的安全。我们设想通过此套管理系统的应用,可以实现学院综合档案信息化。 　　三、加强基础档案资源建设须有广泛性和前瞻性 　　作为一种重要的信息资源,高职院校档案是学校发展记忆的基石,高校档案的质量和完整程度在很大程度上影响到学院整个教育事业的发展和社会记忆的留存。学院档案工作只有积极介入,全程跟踪,才能产生良好的实际效果。我院在制定归档范围内容时,都特别明确了学院的重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作等档案材料的范围和期限。近几年,学院紧紧