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Microsoft-Excel表格的使用方法与技巧剖析
Excel的使用方法与技巧 任课教师:丁 莉 第一节 Excel的基础知识 一、 Excel2003功能概述 1985年Microsoft Excel问世,被公认为 是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电 子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三 三维图表,以及分析管理数据。 三、 Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、单元格 1.新建工作簿 启动Excel2003时,会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建新的工作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤如下: 选择【文件】—【新建】命令; 单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮; 技巧: 按Ctrl+N组合键,可快速新建一个空白工作簿。 2.输入工作表数据 向单元格中输入数据,主要有一下3种方法: 单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。 双击单元格,出现插入数据的光标,移动光标至所需位置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。 单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同b。 在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。 3.插入符号和特殊字符 选择【插入】—【符号】命令。 第二节 编辑和管理工作表 一、编辑单元格 1. 选定单元格 选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。 二、格式化工作表 1. 设置单元格字体 选择【格式】--【单元格】,单击【字体】标签 技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式 选择【格式】--【单元格】,单击【对齐】标签 3. 设置单元格边框 选择【格式】--【单元格】,单击【边框】标签 4. 设置单元格数字格式 选择【格式】--【单元格】,单击【数字】标签 三、管理工作表 1. 切换工作表 2. 新建、重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表 选择 【窗口】--【隐藏】命令,即可隐藏工作簿; 选择 【窗口】--【取消隐藏】命令,即可恢复。 选择 【格式】--【工作表】--【隐藏】命令,即可隐藏工作表; 选择 【格式】--【工作表】--【取消隐藏】命令,即可恢复工作表; 第三节 数据运算 Excel2003的主要功能之一是对数据进行运算,而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容,是熟练使用Excel2003进行数据管理的先决条件。 Excel2003中的运算符 第四节 数据排序、筛选与分析 一、数据的排序和筛选 Excel2003通常都是使用数据清单来实现数据管理的。 数据清单实际上就是Excel2003的数据库。建立数据清单, 要先定义其中的列和列标题,列标题相当于字段名。 Excel2003强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单 实现的。 11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时,为了简单都输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式,那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。 最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击【数据】→【分列】,出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”,连续两次点击【下一步】按钮,在步骤三对话框的【列数据格式】中,选择“日期”,并选定“YMD”形式,按下【完成】按钮,以前的文本即转化成了需要的日期了。 12. 不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在Excel中,如果要选定已选定单元格周围的单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高, 按下Tab键,可以快速选定已选定单元格右侧的单元格; 同时按下“Shift+Tab”组合键,可以选定左侧单元格; 按下“Enter”键,可以选定下方单元格; 同时按下组合键“Shift+Enter”,可以选定上方单元格. 13. 简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方,也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT”键
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