会议接待培训.ppt

 会议接待标准与程序 1、电话询价与报价 1.接听客人询价电话 2.做好客人议价 3.制作书面报价单 4.超权限报价及时请示 5.将会议计划书及报价单存档 2、接待参观介绍会议设施 1.与客户预约 约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点 2.客人抵店后的接待 告知客人将要行走的路线。 3.陪同客人参观 4.客人参观后 5.客人离开后 3、对已报价客户的跟踪 向客户发出会议报价单 与客人确认是否已收到报价单 引导客户搞好合作 经常与客户保持联系 4、会议细节的洽谈 1.询问会议名称与此次会务联系人、联系方式 2.向客人了解会议活动行程 3.与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价格 4.与客人确认房间,餐饮，会议要求与服务细节 5.与客人确认公共区域环境布置的要求 6.与客人确认有关VIP客人接待 7.与客人确认信用担保及结算的方式 5、与客户签订会议预定协议 1.根据与客户洽谈的会议细节，制作会议预定协议并传真给客户 2.《会议预定协议》含住宿、餐饮计划、会议活动、结算价格及方式等会议细节。 3.请客人签字确认作为合约依据。 6、向各部通知会议接待计划 1.根据客户确认的会议合同，制订会议通知单 2.住宿计划、餐饮计划、会议活动行程、结算提示等各个细节都必须详细、清晰。 3.对照与客户确认的会议客户确认单，确认无误后，向各部发送会议通知并签署。确认各部门收到了通知。 7、会议确认后抵店前的跟踪 1.主动与客户联络，了解会议计划有否变化 2.有关客人事先未明确，需提供的名单、背景文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户，提前提供资料 3.客户会议计划如有变动，及时在会议通知中变更 4.按照会议通知单内容，与各部门确认准备落实情况。 8、会议进行中与客户的沟通与跟踪 1.与客户保持畅通的沟通联络渠道 2.会议跟踪日根据会议计划，按行程安排提前一天检查，协调次日各项活动，确认各部能按时作好准备。 3.按会议活动日程，在每项活动前1小时—30分钟确认各项工作已落实到位。 4.变更通知 9、会议意见的收集与反馈 会议结束后请会务人员填写意见反馈表