教案 秘书基础 第十一章 第三节 信件处理.pdfVIP

第三节 信件处理 教学目标： 知识目标：掌握信件处理的一般要求。 能力目标：熟练掌握件处理的大致步骤和一般要求，科学有效地做好此项工作。 教学重、难点：信件处理的大致步骤和一般要求。 教学方法：电教法、案例法。 教具安排：多媒体。 课时安排：1 课时。 教学过程： 【导入新课】 秘书部门的日常工作还包括处理日常信件，秘书部门每天会收到手法人员送来的大量 邮件，能否很好地处理这些信件，也是衡量秘书工作水平及效率高低的一个标准。今天我 们就起来熟悉并掌握这些信件处理的方法和要求。（板书：第三节 信件处理） 【讲授新课】 一、处理信件的大致步骤 秘书部门处理日常信件，大致步骤为：分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、 寄发。 二、处理信件的一般要求 1．分拣 秘书部门要将每天会收到的大量邮件分拣成四种类型： ① 电报； ② 信函、通知； ③ 印刷品、包裹； ④ 报纸、杂志。 秘书主要是处理办理公务的电报、信函、通知类。私人信函、报纸杂志及包裹，只需 准确地分送有关部门或人员即可。 2．拆封 秘书不能拆开写明“亲启”或标有“机密”记号的信件，除非被授予这种权力。如果 被无意拆开，应立即封上信口，并在信封上注明“误拆”，签上拆信者的姓名，尽快地交给 收信人。 秘书拆信时注意不能损坏信封内信笺和其他内附件，取出信笺后，再检查一下信封内 有无遗漏(如单据、照片等)，并对照信上注明的附件进行查对，如有缺少，应在信笺上注 明。信笺应平整铺开，连同附件一起钉在信封上。信封不能丢掉，以免有粗心的来信者不 写回信地址或来信连信封上也未标明地址，只能从邮戳上查明来信的地名。秘书还应在信 封上注明收到的日期。 3．分送 秘书要将已分拣好的信件，分送到各有关部门和有关人员手中。重要的电报和信件应 放在其他信件上面，以便收信人先行阅读。 4．阅看 有些秘书受权替领导阅看信件，并注出信件中的重点部分。秘书可用红笔或铅笔画出 信件中重要句子，或在信末、页边空白处写明要点。秘书还应提供给领导复信时必要的参 考材料，包括已归档的来往信件。如果一封信需要几位领导阅办，可按常规程序周转，或 是分送复印件。 5．登记 重要信件必须登记，登记的项目有：收信日期和时间，发信日期、发信人姓名、单位和 地址，内容摘要，处理人、处理方式和日期。一般咨询性信件或通知之类，可不登记。 6．复信 秘书按领导批示写回信，或受权替领导复信，内容应针对来信的要求，或是回答问题， 或是提供资料，或是联系有关事项，均应尽可能给予确切满意的答复。如不能解决，也要 说明理由，或提示解决问题的其他途径与方法。复信的文句应简明扼要，注意礼貌；不必 添枝加叶，也不能虚言搪塞。信件的书写或打印格式要正确，整洁无误。如按领导批示书 写的复信，须经领导签发。 7．查对 复信寄发之前，必须认真查对。查对的项目有： ① 信笺上收信人姓名与信封上是否一警，收信人单位地址或信箱号码、邮政编码有无 差错； ② 签名、用印是否正确清晰； ③ 信封上的邮件标记(如“机密”、“亲启”、“急件”、“航空”、“挂号”等)是否 正确无误； ④ 附件是否齐全，是否已在信笺上标明。密件要有密封，包裹要捆绳结实，包纸牢固， 体积不超过规定。 8．寄发 在发信前，秘书应注意正确地书写或打印信封内容。信笺折叠装入信封时，直写式信 笺可用我国传统的折叠法，收信人姓名显露，一抽即见。横写式信笺一般采用三折法或两 折法，同时注意折叠后的信笺应比信封小(一般上下左右各小 l 厘米)，以免收信人拆封时 将信笺损坏。如有小张附件，应包裹在信笺内，便于收信人发现。 信件发出时，秘书应将不同性质的信件分开(如本地、外地、平信、挂号)，交给收发 人员或直接交付邮局。发出的重要信件同样要做登记留存，或摘要留档；如果寄出的是影 印件或复印件，原件则应归档备查。 【课堂反馈】 现在请同学们看屏幕投影： 来信处理