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电子文件档案工作思考 电子档案的收集整理和上传归档 一是区分年代，按不同的组织机构、保管期限将组卷的文件分别进行组盘，分盘管理保存，这样可以最大限度地延长电子文档的寿命。目前，各单位的文件、文档等资料都在计算机上打印成文，各处室文书的传递、批办、督办均在网上操作，其实已经实现了文档制作的电子化。接下来通过在单位内网上下载和上传来完成各部门（业务处室）文件的收集归档。档案部门也要一改以往传统的按年度在每个工作年年底对各处室文件进行收集归档的工作模式，而是通过在单位内网上搭建工作窗口，来完成电子文档适时上传和下载，这样可以及时快速地完成文档收集，并第一时间在档案馆的服务器上完成归档。 二是将收集到的电子文档按照基本建设类、各处室文件、科技档案、会计账簿、声像档案等进行分类，按不同处室、不同项目分别归档，外单位的文件需要进行简单的文书处理，制作成扫描件或者影像文件进入网络。各业务部门负责自己处室文件的归档工作，处理完毕的文件按归档键转入档案部门后，由档案人员进行符合性审查，根据不同档案文件和与之相关的归档规范的相应要求进行初步处理，再确定重要性、密级和保管期限。加上档案管理信息后进入数据库，组卷、归档完成。查阅利用可通过各个网络终端在其权限内进行。如基建档案中图纸、设计院产品采用的CAD设计，是由计算机绘制打印，由规范的纸张输出的，可以直接提供移交电子件，也可以刻录成软盘、光盘，按案卷号、图号、序号连接，按照竣工档案的相关规范要求，直接以电子文档的形式组卷、归档，为终端用户直接检索提供可能。其他的项目，如会计账簿、各处室发文等，也早已使用计算机制作和管理，多为打印件，可作光盘保存或直接入档。填明机构全称、编号、页数、日期、负责人、主管人、审核等，以增强真实性和凭证性。声像档案像已经冲印成照片的可以做成扫描件，数码相机成像的也可以直接以电子件归档。录音、录像带等可直接以原载体的电子文件归档，也可以是电脑制作的电子件，可独立成卷，使用声像柜单独存放，保存时要求避光、远离磁场，严格按照要求控制温湿度。 有条件的单位可组织由本单位的档案管理部门和计算机信息技术部门共同成立研发小组，自行开发适合本单位的“电子文档（文件）上传归档系统”，不具备条件的单位可以从社会上的专业机构购买类似的软件，协助搭建本单位的电子文档归档系统，通过软件和联网的计算机，足不出户就可以将电子文档的全文自动上传到服务器归档，不再需要安排专人跑到档案部门归档，档案部门也将在网上进行对归档文件的符合性审查等工作，大大提高了各部门的工作效率。各业务部门（处室）应当按照档案管理部门统一的格式和要求对本部门形成的文件进行整理，以此来保证文件原稿的真实性、准确性，经过预处理的文件传输给档案管理部门，由档案管理部门再进行统一的编目编码，档案部门不得自行从网上下载，各业务部门对其文件的原始数据负责。 我们知道，文件的生效是以签署为标志的。电子文件通过网络技术进行上传下载，虽然高效便捷，但是由于受到网络安全性的制约，并且电子文件修改更加容易并且不易被察觉，因此对一些具有凭证作用和法律效力的文件还是需要保存纸质原稿来保证文件的真实性、凭证性，同时将纸质文档制作成电子件以便拷贝存档，确保数据的安全。纸质文件和与其内容完全相同的电子文件的归档形式可以采取“双轨制”，归档内容按照“两套制”，即纸质文件的原稿和电子件一起归档，形成内容完全相同、存储介质不同的两套档案。纸质原稿可以印证电子件的准确性，而电子件为查找利用，尤其是重复使用提供方便。档案部门应在以纸质原稿归档的原始件备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码和存储地址。同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档案编号及存储地址，互相参照补充。 目前，由于用于保存介质的磁盘、光盘本身的安全性和耐久性留存等问题尚未解决，纸质原稿和与其对应的电子件可以并存。但从发展的角度来看，等到电子档案的存储介质磁盘、光盘技术改良完善之后，可以采取将那些参考利用价值高、作用大的档案，以磁盘、光盘等存储介质为主归档保存，以纸质文件归档为辅，而对那些准确性要求高，具有凭证价值的档案，则宜以纸质原稿归档保存为主，磁盘、光盘等电子件归档存储为辅。 电子文件的保存和保护 电子文档以软盘、光盘为介质存储，因此电子文档对存储环境要求高，要求恒温、恒湿、防磁、防震、防光、防火、无尘、无腐蚀气体，并且周围不能有强磁场干扰，霉变、高温也容易使光盘等变形、老化。存储环境的相对湿度宜控制在40%～65%，温度宜保持在14～24℃范围内。高光也会使光盘过早老化，必须避光保存，不可接触紫外光和阳光直射。此外，磁盘、光盘的质量也很重要，低质量光盘、磁盘，往往重复使用不到一年就读不出数据，带来难以估量的损失。并且就磁盘和光盘两种