秘书实务第七章会议工作试卷.pptx

第七章 会议工作;上次回顾;本章目标;案例导入; 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 ;案例; 这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。 ;第一节 会议工作概述;2、会议的类型和功能 ①会议类型 （1）规模划分，小型会议（3-10人）、中型会议（100-1000人）、大型会议（1000人以上） （2）性质划分，规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议、座谈性会议 （3）形式划分，集中性会议和分散性会议 （4）时间特征划分，定期性会议和不定期性会议;;3、会议工作的任务和原则 ①会议工作的任务 会议组织工作 会议文书工作 会议组织联络工作 会议后勤服务工作 会议的接待服务工作 会议选举工作 会议的保密和安全保卫工作 ;;第二节 会议的准备;;1、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。; 2、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。;3、确定会议时间和地点 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 会议地点的确定要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 ;;5、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 ;6、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾致辞、领导做报告、分组讨论、大会发言、参观其它活动、会议总结、宣读决议、闭幕式。 ;某公司销售会议议程表： 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。;某股份有限责任公司股东大会日程安排;会议议程安排范例;7、建立会议组织领导 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。 8、会议的日程安排 包括各种仪式、报告、发言、有特色的活动。 9、与会人员的食宿和安排 10、会议经费预算和开支办法 ;此外，还要确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。;某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：??? 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。??? 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。?? 3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。??? ;4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话，时装表演，展示活动闭幕、收调查表，发纪 念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会址：服装集团小礼堂。 ;8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具、饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、足够的椅子、 纪念品(每人发X