高效会议管理技巧-教材资料.ppt

* * * * * * * * * * * * 第8講 主持人與參會者的守則與責任 參會者的守則與責任 1.參會者10大守則 會前充分准備 會中全情投入,貢獻自已的創意與意見 以解決問題這已任 開放的心態,摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆听,尊重他人的意見 勇于發言,言之有物 不隱善揚惡,不人身攻 避免不當的肢体語言 會后總結 * 第8講 主持人與參會者的守則與責任 2.參會者的責任 時間 參會者的責任 開 會 前 根據個人的觀點研究問題 依據提供的資料准備論証的材料 記下開會的日期、時間、地點 做好在會議中盡量表達的心理准備 開 會 中 傾听他人的意見 積極發表自已的見解 關注正在討論的事項 與主持人密切配合以達到會議目的 開 會 后 會議達成了什麼結果 還有哪些事情未完成 分配給自已的任務如何完成 * 第九講 會議記錄 會議記錄者的功能 1.协助主持人 2.記錄及維護議程所設計的順序 3.協助主持人總結與歸納 4.觀察預防 誰能勝任會議記錄者 1.反應快 2.寫字快 3.知識面廣 4.記憶力特別強 5.組織能力強 6.傾听能力強 7.總結能力強 * 第9講 會議記錄 對會議記錄的建議 1.重要的會議錄音,從而使整理會議記錄時有依據 2.除非有必要,定期召開的會議通常不用錄音 3.大多數會議都能指定一名會議記錄者,主席最好不要兼任此項工作.此外,會議記錄者最好由參會者輪流擔任 4.會議記錄者的筆記流暢,易于理解,同時不失真,筆記最好用電腦打出來,方便參閱 5.會議記錄者要仔细听，不要遗漏或有误解 6.會議記錄內容要详细，责任，时间要明确 7.會議結束后重新整理所記錄的內容,盡可能維持在一頁的長度 8.會議記錄應有組織地整理 9.會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分 10.將此份會議記錄發送給參會者 * 第十講 會后跟進 作為參會者的會后跟進 1.拿到會議記錄后要細讀,尤其是對與自已工作相關的信息做出標記 2.分析會議的過程,分析各個不同參會者對同一問題的不同態度和表現,分析人際關系的狀態 3.考慮會議上分派給自已的任務的完成方案 4.會議可能是新任務的開始,要考慮是否召開自已的部門會議,進行動員和安排,并將會議精神貫徹到下一步的工作中去 * 第十講 會后跟進 作為主持人的會后跟進 1.按照会议计划实施项目跟催，并总结通报会议内容实施进度 2.跟進計划,如有需要立刻召集另一次會議 3.如有需要,找高層協助.這是一種捷徑充分利用高層的權威性,往往能夠起到事半功倍的作用 自我評定--怎樣提高下次會議的質量 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 第一講 當今會議面面觀 會議的意議 1.會議是一個集思廣益的渠道 2.會議顯示一個組織或一個部門的存在 3.會議是一種群體溝通的方式 会议 想法 想法 想法 好创意 好点子 甲 乙 丙 通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 * 會議的目的 ◆开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。◆达成协议与解决问题◆资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 第1講 當今會議面面觀 * 第1講 當今會議面面觀 會議的種類 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 1.团队会议 2.一对一会议 1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议 1.宣布人事安排、讲解政策的会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议 * 會議的頻率 1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全体会议：至少每