工作情景（总经理办公室）.ppt

项目二： 秘书日常事务工作的处理 任务2-1：办公环境的维护和管理 能力目标 1.能够按有关规定制定办公环境管理措施 知识目标 1.办公环境管理的内容和基本要求 工作情景 （总经理办公室）陈娴：“小宁，上周写的讲话稿效果不错，李总比较满意，只是稍微长了一点，李总又不好压缩，只好延长了讲课时间。你上周对我们公司情况有了初步了解，南鸿公司是一个集团公司，下面各分公司总是有种各自为政的倾向，这样有利也有弊。就拿办公室的环境布置这事来说吧，因为是各分公司自己花钱来做，结果是五花八门，既花了很多钱，又没能构建公司整体形象，王董事长和一些董事们对此有看法。你这周参照一下相关行业标准，拟一个公司办公室环境管理的整体要求，以后总公司就可以以集体招标的形式，既能节约成本，也能统一美观。”宁俐：“好的，我会尽快交稿。”两天后，宁俐交上了下面这份文稿：（详见教材P8） 技能实训 分组讨论这份规定，推荐一名同学到台上以宁俐的身份向全班同学讲解。 一、维护责任区的整洁、有序 1.经常清洁整理责任区 （1）秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。 (2)自觉清洁整理本人参与的公用区域。 （1）秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区，包括 ①清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； ②保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物品； ③电话按键和听筒应经常清洁消毒； ④来访者用过的茶具应立即清洁千净，并重新摆放好； ⑤废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 (2)自觉清洁整理本人参与的公用区域，通常包括： ①经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； ②经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐 ③经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； ④注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。 2.设备、物品放置适当，取用有序 （1）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。 (2)公用资源摆放有序，用后归位。 (1）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作，包括： ①自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排； ②常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； ③专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； ④电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。 (2)公用资源摆放有序，用后归位，包括： ①文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用； ②公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； ③一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便； ④接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。 二、识别工作场所和常用设备的隐患 (一)办公环境常见隐患 1.地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门； 2.室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼； 3.办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 4.办公设备及操作中的隐患如设备电器插头打火或电线磨损裸露； 5.工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品； 6.工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上； （二）秘书维护和管理办公环境应注意的问题 1.学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。 2.上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。 3.主动识别工作场所存在的隐患．并在职权范围内排除。 4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。 5.按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。 6.发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表。 * *