做好文书档案质量管理工作几点体会.docVIP

做好文书档案质量管理工作几点体会对文书档案进行质量管理，就是要求参与文书档案产生、整理、保存和使用的各部门、相关工作人员，能够运用专业技术和科学管理的方法，建立起一整套文书档案形成全过程的质量保证体系。现结合工作实际，谈几点体会： 一、产生过程中需要注意三个要点 1.明确的“立档意识”。在进行某一项公务活动时，无论领导也好，具体工作人员也好。都要有明确的“立档意识”。领导在工作之初，就应明确交代有关承办人员对工作过程中产生的重要资料要起草好、修正好、补充好、整理好。具体承办人员要随时收集有关资料，每办完一项工作后，就按立档规则进行初步整理立卷，并及时移交档案管理部门存档。 2.产生过程中要求“准、全、精”。“准”，即文字资料与实际工作情况要相符，根据实际情况有所变动的观点、项目、要求等。要及时进行修正、补充。“全”，即涉及相关工作的资料要尽可能做到全面，每一个重要环节，每一个必要文件、图纸、必办的审批手续等没有遗漏。“精”，即形成的资料既要完整，又不能太多、太杂，力求简洁、明了。 3.及时“补记”过程情况。在实际工作中，往往还有这样的情况：由于种种原因，在办事过程中，没有形成文字资料或没有完整的文字资料。这时，就应以“记事”的方式，尽最大力量进行客观的记载，并争取领导对此记载的认可或审定，及时归档，可以起到一定的“补救”和参考作用。 二、整理、保存中需要把握三个重点 1.有序性和整体性。有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映某一项活动的案卷中。不仅每个类别或专题的资料要齐全，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关活动的全貌。因此。平时就要与相关科室保持密切的联系，对兼职档案员的资料收集、整理提出积极建议。以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。 2.专业性和科学性。随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化提出了很高的要求，文书档案管理系统已具有较高的科学化、专业化水平，有了一套较规范的计算机软件整理、归档、保存和利用的方法。为此，文书档案部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统之中。逐步形成规范化、标准化、科学化的标准模式去管理，以便于更好地整理、保存和利用。 3.历史性、现实性和未来性。一是要抱着尊重历史的态度去对待每份文书档案。在整理时，要充分考虑到它产生的历史条件和局限性，务必保持其历史的真实面目，绝不能随意进行增、删、改动。二是我们整理、保存的出发点和归宿都是为了研究历史及今后的利用。因此，要在充分尊重历史的前提下。考虑得要扎实、久远，防止出现人为的损坏；要有充分的前瞻性，为后人利用前人的档案创造尽可能周到的条件，做好基础性工作。 三、使用中需要坚持三个原则 1.保密的原则。保密是文书档案管理、使用的基本原则。要严格恪守“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，在提供使用中要首先把握好。本院的文书档案一般只给本院各科室、职工利用，其他单位和公民如需要利用，需经本院领导审批同意，要按照严格的审批制度和程序进行。涉密计算机保管要有“专属性”，专人负责保管，未经单位保密领导小组批准，其他人严禁使用；保密检查要“经常性”，采取各种方式，有效发现违规现象，及时消除隐患；保密管理要有”重点性”，对本单位保密管理情况进行调查摸底。找出薄弱环节，杜绝涉密行为发生。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。 2.开放的原则。在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用。“以人为本”作为档案利用工作的行为主旨。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，要及时解密，积极提供利用。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服务。 3.服务的原则。在新的形势下，档案员要重新定位角色，在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续，使咨询者高兴而来，满意而归。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌。文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。 四、保证文书档案管理质量对档案员素质的四个要求 1.政治意识。文书档案和医院的根本利益、职工的切身利益息息相关。这就要求管理人员思想上要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，处理每一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每个环节上首先确保文书档案