浅议电子档案的整理论文.pdfVIP

信息化篇 ·649· 功能，既方便又快捷，查到后可用微机进行借阅登记。 企业档案管理信息化建设是一个漫长而复杂的过程，不是一蹴 而就的，需要投入大量的人力、物力、财力，需要不断总结、积累经验， 并结合本单位实际，遵循事物发展的规律，有计划分步骤地实施。 浅议电子档案的整理 济钢中厚板厂 孙德宏 阚世延穆君 电子档案顾名思义就是归档的电子文件。随着计算机的普及， 网络技术的应用，人们越来越感觉到，以数字形式存在的电子文件， 具有很好的共享性，能够通过计算机网络高速传递，实现公文处理高 效化，实现办公的自动化。因此，电子文件的管理也就成为信息化建 设一项重要工作。因而做好电子档案的整理工作，尤为重要。 一、文书电子档案的整理 自我单位利用OA系统实行无纸化办公以来，各类公文的传递、 批办、督办均在网上操作。形成电子文件的部门均将办理完毕、具有 永久和长期保存价值的电子文件向档案室归档，要求纸质文件与原 电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。电子文件整理， 可分如下三步： 第一步就是分类。通过分类，将属于同一大类、具有相互联系的 文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件。在计算机上，电子 档案都是分文件夹进行管理的。计算机通过一级一级的文件夹，把 众多的文件分门别类，相对集中，有序地编排起来。电子文件的分类 方案参照纸质文件的分类方案。这样，我们就可以依据本单位的档 案分类编号规则，确定每一份电子文件的所属类别，按大类一年度一 保管期限，把电子文件放到它应该放置的文件夹中，使每一份电子文 件都有了特定的位置。 第二步是下载。就是将计算机系统产生的电子文件向目的系统 转移存储的过程。为保证归档电子文件的有效性，对不符合要求的 电子文件进行转换处理，转换成通用格式文件，使电子文件在现有计 ·650· 齐鲁档案论坛 算机系统上能够使用。开始下载时，首先在计算机硬盘上设置一个 专门用于归档电子文件存储整理的硬盘分区。在这个硬盘上根据电 子文件分类方案设置相应的子目录(也就是平时建的文件夹)，形成 一个完整的分类树结构(见图1)。再将计算机网络系统中的电子文 件，经过规范的档案整理后，下载到相应的文件夹中，最后由计算机 根据其排序功能进行排列，确定每一份电子文件的存储位置。 电子●垤 l ·-●t千i●懂谭^熏 ／人 一f 柚帐 ＼，÷ 量毫叠 ——孑夕—≮■～～ ，舛曩 卉‘矗 髓量量 t产堆阜鼻 ，／衍＼／矿汰刀弋＼ ／除、 t■k 皋t■,It摩差鼙托 掌盖蕾囊,It 蕾 蕞 t 蕾 ■ ■ ■ 一 ^■●t ^■●熏 ^●●秉 九●■秉 图1 第三步编制机读目录。目录纸张采用A4幅面，目录设置件号、 责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录编制的同时，应用计算机 功能，将每一份归档电子文件同机读目录中相对应的条目链接起来。 用来超链接的对象，是我们已整理好的归档电子文件，当浏览者单