外贸跟单知识(第一部分).ppt

2008年7月18日 孙芮主讲纺织跟单 纺织跟单 广东纺织职业技术学院 主讲：孙芮 什么叫跟单呢？ 跟单 就是跟进或追踪订单，是企业管理的一种行为，企业为确保各部门能按计划开展工作，并最终完成某项订单需要对各个环节采取一系列跟催措施。 这些采取措施的过程就是跟单，跟单工作的督促性比较强，其表现形式不是简单地存在于某个人或某种职位上，而是具有很强的广泛性。 Eg : 业务员，经理，厂长甚至老板等都会不同程度地跟单，因此我们说跟单是一种现象。 跟单的概括： 跟单是从业务的起始一直到业务的结束 —— 一般都是到财务做账结束 —— 一整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据 —— 各种证据、单据、报表等 —— 对业务流程进行重复模拟。 什么是跟单员？ 跟单员 是指在企业运作过程中，以客户订单为依据跟踪产品跟踪服务运作流向的专职人员，所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作界定什么？ 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与内部结构人员安排而有所区别，但是跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。 1． 业务跟单： 对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。 2． 生产跟单： 对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。 对内叫：业务经理 or 生产主管 or 总经理助理。 那不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员他们基本职责都是有 “业务跟单” 和 “生产跟单”两部分构成。 跟单员的工作流程 1、跟单员是业务员 他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。 因此，跟单员要： 1）寻找客户： 通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。 Eg：广告、网络(电子商务)、电话、举办展会、同行、企业名录、行业刊物、车主信息、黄页等等。 2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。 Eg： 《巴基斯坦纺织杂志》（月刊） 《加拿大纺织杂志》季刊 《印度纺织进展》月刊  4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 2、跟单员是业务助理 跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户。 因此跟单员要： 1） 函电的回复 Eg：发些传真，电子邮件等文件的回复打印或验签，当你的业务员不在时接到客人的电话或邮件时需要你给客户提供一些你们产品的信息或对已下单子的修改意见等一些客户的问题时，你可以替你业务员接发传真或邮件之类的信息，当你不能做主或不明的情况下，需要与业务员联系后再回复。 2） 计算报价单 Eg：通常客人有意向购买公司的产品时，就会有一个询价单，同时我们就会做出一张报价单给客户。一般在单个或几个产品款式的询价时，这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。这是，第一步满足客户的第一需求----得到报价：然后才是体现公司实力和服务的专业。  3） 验签订单Eg：如果拿到订单，必须审视一下订单的内容，客人所下的订单内容如货品的数量、颜色、规格、交货方式、名称、质量等是否正确，也就是说这张订单所显的内容是否可以实际操作的，如一切都正确合理，确认之后签定并交与下面人员具体开展做起来。 4） 填对帐表就公司业务员所做的财务进出表，一般有业务往来表，对于工厂的支付货款，与客人的付款记录表，因为业务复杂有先付款的，有后付款的，有几笔业务一笔付款或一笔业务几笔付款等，这基本上业务员自己会先查看，再让助理做一个审查。 5） 目录，样品的寄送与登记 样品完成后，应仔细审核样品，寄出前必须拍照存入电脑档案，如果是新客户，样品是否向客户收费，收多少，快递费是预付还是到付，需请示业务员，由业务员决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付，如果样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。 6） 客户档案的管理建立《客户信息记录表》，主要包括：1.客户的基本资料，包括客户的名称、地址、电