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学习情境十 表格数据处理 1、典型工作过程（实际工作情境描述）分析 目前，各企事业单位工作人员经常在各种表格办公文件来处理数据，比如数据编辑、数据排序、数据筛选、分类汇总、制作图表等处理。 2、典型工作任务 表格数据处理 任务一：数 据 清 单编辑 Excel 2003的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。 1. 数据清单的概念 具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel 2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。 数据清单 2. 创建数据清单遵循的规则 （1）一个数据清单最好占用一个工作表。 （2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。 （3）每一列包含相同类型的数据。 （4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右 两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 （5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 （6）使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。 数据清单 （7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。 （8）不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。 3. 编辑数据数据 清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。 1）查看、编辑记录 2）新建、删除记录 通过成绩表进行演示 1、在数据清单中直接进行编辑修改 2、使用数据菜单中记录单命令编辑修改 任务二： 数据排序 1. 按一个字段的大小排序 （1）工具按钮，简单快捷，要注意只需选某列的任一单元格，不能选一列。 （2）菜单，可设置，适合复杂排序。 2. 按多个关键字段排序，适合第一个关键字有重复的值。 3. 按行排序，可以排序，但一般数据不适合按行排序。 通过成绩表进行演示 1. 按一个字段的大小排序 （1）工具按钮，简单快捷，要注意只需选某列的任一单元格，不能选一列。 （2）菜单，可设置，适合复杂排序。 2. 按多个关键字段排序，适合第一个关键字有重复的值。 3. 按行排序，可以排序，但一般数据不适合按行排序。 任务三，数据筛选 筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel 2003提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。 1. 自动筛选 2. 取消数据清单中的筛选 通过成绩表进行演示 1、普通数据筛选 2、按条件筛选。 任务四：分类汇总 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。 注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。 通过书店.XLS进行演示 1、若不排序，也可分类汇总操作，但没什么作用，强调先排序的意义。 2、各种分类汇总操作。 任务五： 图表制作与编辑 数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。 在Excel中，用户可以利用图表工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种图表。 通过成绩表进行演示创建图表 创建图表的过程很简单，通过一个实例说明图表的创建步骤。 第一步：选择合适图表类型 通过成绩表进行演示创建图表 第二步：有两项工作要确定 1、选择数据区域 2、数据产生在行或列 通过成绩表进行演示创建图表 第三步：确定图表标