现代职业秘书实务与案例分析(第二版.ppt

一、接待的基本原则 二、接待基本用语 第一节 接待的基本原则和用语 一、桌椅摆放整齐，仔细检查上面有没有污渍和灰尘。 二、检查地板、地毯、墙壁、窗户玻璃等是否洁净。 三、收拾好前一批客人用过的茶杯、烟灰缸等。 四、调节好空调的温度。 五、检查杂志、报纸、产品样本等是否齐全。 第二节 会客室的布置 一、大方热情 二、接名片 三、随机应变 四、不浪费客人的时间 五、在需要“挡驾”的场合 六、在客人较多的时候 七、不以貌取人 八、打电话时客人来访 九、有空无闲 第三节 前台值班 一、引领客人 二、请客人入座 三、给客人沏茶 四、介绍的顺序 第四节 接待要领 一、上司突然不在 二、上司临时改变主意 三、接待不速之客 四、客人问上司在不在 五、时间已到 第五节 意外情况的处理 第六节 客人离开的时候 第七节 接待投诉的客人 一、尊重对方习惯 二、预订旅馆 三、迎来送往 四、观光旅游 五、宴请 第八节 接待外国客人 第十章 信 息 工 作 一、准确真实 二、实事求是 三、避免“信息污染” 第一节 收集信息的基本原则 一、与公司有关的信息 二、与上司业务有关的信息 三、与上司个人有关的信息 四、流传于员工中的信息 五、公司内部的信息 六、公司外部资料 第二节 收集信息的范围 一、互联网 二、报纸杂志 三、内部材料 四、实地调查 五、请朋友帮忙收集 第三节 收集信息的渠道 一、熟悉上司 二、广闻博见 三、取得同事配合 第四节 收集信息的技巧 秘书每天要收到大量的信函、传真、电子邮件等，它们都可以说是信息，但它们的内容五花八门，有的是给上司的请柬，有的是上司的私人信件，也有的是推销产品的广告，不一而足。秘书负责处理这些信函，就是对它们进行筛选并分类：哪些要马上送交上司；哪些可以暂缓；哪些要送给上司过目；哪些可以直接转给有关业务部门等。 在筛选信息过程中，秘书有时会遇到对一些资料的内容把握不了，例如觉得某份资料虽然很重要，但提供的证据不充分，不知道可信度有多高。遇到这类情况，秘书要与有关业务部门联系，虚心请教，听听他们的意见，之后再进行鉴别，决定取舍。 有些资料的价值是显而易见的，有的则一时还难以判断。古人说“有备无患”，所以，那些一时还派不上用场的资料最好还是积攒起来，将来万一要用，找起来方便；对那些一看就毫无价值的资料，要当即用碎纸机粉碎。 第五节 信息的筛选 第十一章 上司的日程安排 一、安排工作日程的意义 二、制定日程表的前提 第一节 概 述 一、兼顾效率与健康 二、事先确认 三、适当保密 第二节 安排工作日程的原则 一、年度预定日程表的制定 二、月内预定日程表的制定 三、一周工作日程表的制定 四、当天工作日程表的制定 五、上司出差日程安排 第三节 制定日程表的方法 一、提高效率 二、留有机动时间 三、内外兼顾 第四节 制定日程表的注意事项 一、注意事项 （一）不要懒于确认 （二）在时间上留有充分的余地 （三）上司不在时不能自行接受预约 （四）不能泄露上司的隐私 二、日程出现变更 三、提醒上司 第五节 日程表的管理 不管是接待客人还是拜访客户，作为秘书都要事先把约见的时间、地点等细节问题安排好。一般来说，这些具体问题上司很少过问，怎么安排都是秘书的事。为了避免出现差错，在以下几个时间，一般不要给上司安排约见： （1）上司快要下班的时候。 （2）上司出差刚回来。 （3）节假日过后上司刚刚上班。 （4）上司连续召开重要会议或参加重要活动后。 （5）上司的身体状况不是太好的时候。 （6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的准备时间就不足十分钟了。 第六节 安排约见 第十二章 会 务 工 作 一、会议计划 二、会议地点 三、会议通知 四、会场布置 五、会场布局 六、会议资料 七、会议用具 八、检查设备 九、注意事项 第一节 会前筹备工作 一、《公司法》 二、《合