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文书档案整理培训 乌鲁木齐市档案局业务指导处童焱 什么是档案 档案，是指各机关、团体、企事业单位和经济组织及个人在工作活动过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。 档案管理工作是一个单位全局工作的重要组成部分，全体工作人员都应重视和支持档案管理工作，切实注意档案材料的形成和积累，并按照工作职责，认真做好机关档案的管理工作。 档案管理部门的职责 （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）负责制定和实施档案工作发展规划和年度工作计划； （三）指导和督促各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作； （四）负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； （五）集中统一管理各种门类和载体的档案和资料； （六）严格执行保密法律法规和有关制度规定，保护档案的完整与安全； （七）按规定定期向地方档案馆移交进馆档案。 档案室的管理 1. 档案室应集中布置，自成一区，不可挪做其他用房，室内的平面布局应简单紧凑。 2. 档案室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜（温度14℃—24℃，湿度45%—60%），如有异常，应及时采取措施。 3. 档案室内应有“八防”措施：即防盗、防火、防蛀、防尘、防光、防潮、防鼠、防高温。 4. 档案室为二级防火区域，严格执行“六不准”，即不准吸烟、不准未经批准使用明火、不准用非防爆灯具、不准乱接电源、不准易燃易爆物品混存、不准闲杂人员进入。 5. 档案阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、科学有序、整洁美观。 6. 档案室由档案管理员专职管理，钥匙不准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗，确保安全。 档案的分类 文书档案 人事档案 会计档案（专门档案） 业务档案（专门档案） 科技（基建档案和设备档案、科研档案）档案 声像档案（照片、电子档案等） 实物档案 （奖状、奖牌、奖杯、书画） 文书档案 文书档案是指在单位工作活动过程中形成的各种门类和载体的，具有利用、保存价值，属于归档范围的全部文件材料。 根据《档案法》相关规定，各部门负责应归档文件材料的收集和整理，并定期向档案管理部门移交归档，实行集中管理。当年形成的文件材料，应在文件办理完毕后的次年上半年归档。任何部门和个人不得将应归档的材料据为已有，私自保存。 文件材料归档范围 （一） 反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、行业工作，国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料； （二） 单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三） 需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四） 其他对工作具有查考价值的文件材料。 （一）上级机关的文件材料 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 上级 机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 上级领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话等材料； 上级机关草拟并被采用的文件印本。 （二）本机关的文件材料 本机关党组、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料； 本机关印发的（包括转发及与其他机关联合印发的）各种正式文件和签发表单； 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件； 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； 反映本机关业务活动专业文件材料； 本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料； 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料； 本机关形成的财审方面的预算、计划、制度等文件材料； 本机关党团工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等； 机关领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回与本机关有关，但未经文书处理登记的文件材料； 本机关购置大中型设备的文件材料； 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 本机关的组织沿革、大事记、年鉴、反映本机关（本行业）重大活动事件的简报等文件材料。 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 本机关编印的简报、汇编等刊物定稿和印本； 本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 本机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录等有参考价值的资料； 各种普查工作中形成的文件材料。 （三）同级机关和非